Selvbetjening

Projekt: Brugeroplevelsen i haller og sale

Mange folk bruger hver dag vores haller og sale. Og vi vil gerne sikre, at det altid er en god oplevelse at besøge dem.

Derfor har vi siden starten af 2017 arbejdet med projektet 'God brugeroplevelsen i haller og sale'.

Målet med projektet er at bygge bro mellem de lokale skoler og foreningerne, der bruger vores haller og sale, og de medarbejdere i Silkeborg Kommune, der servicerer og udvikler dem.

Sammen skaber vi de gode rammer for trivsel og udvikling!


Det er den vision, som vi - i samarbejde med en lang række af vores fritidsbrugere og skoler - er kommet frem til. 

Inddragende proces

For at blive klogere på, hvad der er vigtigt for både fritidsbrugere og SFO'er, når de bruger vores haller og sale, har vi indsamlet data: 

  • Vi har lavet et spørgeskema, hvor vi har fået 143 besvarelser 

  • Vi har lavet 10 interviews med bestyrelsesformænd, SFO-ledere og trænere ud fra et bredt geografisk bredt udsnit

  • Vi har afholdt en workshop på det gamle rådhus, hvor 12 foreningsrepræsentanter samt Idrætsrådet deltog

Visionen har også afledt 10 konkrete indsatser, som skal hjælpe os i mål med projektet. Eksempler på indsatserne er fx brugergrupper, skiltning i haller og sale og udvikling af digital serviceplatform.

Visionen og indsatserne er blevet til på baggrund af det indsamlede data.

I løbet af 2018 går vi i gang med at teste indsatserne i tre forskellige haller. På nuværende tidspunkt er indsatserne udrullet i Kragelund, og vi arbejder videre med at udrulle indsatserne i både Virklund og Balle. 

Visionens fem pejlemærker

Du kan læse hele visionen for arbejdet med den gode brugeroplevelse her, og blive klogere på vores fem pejlemærker: 
  
  • Vi giver overblik og sikrer, at haller og sale bruges rigtigt

  • Vi sikrer en nem og tryg adgang til haller og sale

  • Vi skaber fleksible, rene og velholdte fysiske rammer i et samarbejde mellem brugerne

  • Vi sikrer relevant kommunikation og information, der hjælper brugerne til en god oplevelse før, under og efter brug af haller og sale

  • Vi skaber en struktur for et stærkt gensidigt samarbejde med foreningerne. Strukturen understøtter brugernes behov og den løbende udvikling

Nedenfor kan du orientere dig i det materiale, vi har udarbejdet i forbindelse med projektet. 

Læs mere om projektet her

Silkeborg Kommunes idrætshaller og gymnastiksale danner ramme om mange forskellige aktiviteter for forskellige brugergrupper; både foreninger og skoler.

De forskellige brugergrupper anvender haller og sale på forskellige tidspunkter i løbet af en uge, og ser derfor ikke nødvendigvis hinanden.

Derfor har brugerne af haller og sale udtrykt behov for at være i dialog med hinanden efter fast frekvens og struktur.

Brugergrupperne skal bygge bro mellem de forskellige brugere og de kommunale afdelinger, som servicerer og udvikler haller og sale.

Målet med brugergrupperne er derfor, at foreninger og skoler oplever en helhed og sammenhæng i deres kontakt med og brug af kommunens haller og sale.

Hvad er en brugergruppe? 

En brugergruppe består af repræsentanter fra de foreninger, som anvender hallen og/eller salen, en repræsentant fra skolen, en repræsentant fra Kultur- og Borgerservice samt en teknisk servicemedarbejder, der kender hallen. 

Det betyder, at størrelsen på en brugergruppe vil afhænge af hvor mange foreninger, der bruger den pågældende hal eller sal.

Der skal udarbejdes et fast mødedesign for brugergrupper.

Vi har udarbejdet en række guidelines, som sikrer et godt samarbejde, og som skal bidrage til at bygge bro mellem de lokale skoler, foreningerne, der bruger haller og sale og de medarbejdere i Silkeborg Kommune, der servicerer og udvikler dem.

Målet med vores guidelines til det gode samarbejde om haller og sale er både at informere om vores procedurer, men også at forventningsafstemme, så vi har et fælles afsæt for vores fremtidige samarbejde.

Rigtig god læselyst: Guidelines til det gode samarbejde om haller og sale



Som en del af arbejdet med at skabe gode fysiske rammer i vores haller og sale, har vi arbejdet med et ensartet design, som testes i tre haller.

Designet er blevet til på baggrund af en undersøgelse på tværs af vores haller og sale, hvor vi har afdækket de områder, som fortjener særlig opmærksomhed.

Det drejer sig blandt andet om wayfinding, informationsboards og skiltning.  

Skiltningen vil blandt andet centrere sig om budskaber vedrørende glemte sager, slukning af lys, brug af harpiks med videre, men tilpasses individuelt fra hal til hal i samarbejde med brugerne (pdf).

Vi vil gerne sikre en nem og sikker adgang til vores haller og sale.

Derfor følger vi en fast procedure, når vi udleverer nøgler.

Den kan du læse mere om her: Retningslinjer for udlevering af nøgler

Vi vil gerne sørge for, at alle foreninger får den bedst mulige oplevelse og oplever gode fysiske rammer, når I bruger vores haller og sale.

Derfor implementerer vi en ny serviceportal, som skal bruges til at gøre oplevelsen bedre.

Serviceportalen skal bruges af alle foreningerne til at melde de fejl og mangler ind, som I oplever i det daglige.

Sådan gør du

Via serviceportalen kan I tippe os inden for fem forskellige områder:

• Teknisk service
• Rengøring
• Ønsker til idrætsredskaber
• Reparation af idrætsredskaber
• Kommentarer og bemærkninger

Så oplever I et dørhåndtag, som ikke virker, en skumplint, der er gået i stykker eller en vandhane, der drypper, så tip os via kontaktformularen under hvert emneområde.

Vedhæft gerne et billede - det gør det lettere for os at udbedre problemet.

Log på serviceportalen

Du kan logge på serviceportalen på to måder:

1) I hallen hænger der en QR -kode, som du skanner med din telefon. Du bliver ledt direkte til serviceportalen i den konkrete hal

2) Hvis du sidder der hjemme, så log på serviceportalen her. Du skal bruge en kode, som forbinder serviceportalen til den relevante til hallen - du finder koden her.  Hvis du har ønsker til flere haller skal du logge ind under hver enkelt hal. 

Find vejledningen til serviceportalen her.

I arbejdet med at sikre den gode brugeroplevelse, har brugerne ønsket et bedre overblik over hvornår, vores faciliteter er i brug - og hvem, der bruger dem.  

Derfor har vi udviklet Silkeborg Kommunes Fritidsportal, hvor du kan:

  • Få overblik over, hvem der har hal-tid før og efter dit hold
  • Booke kommunale faciliteter og arealer
  • Søge foreningstilskud 
  • Finde en forening efter din interesse

Friditdsportalen rummer mere end haller og sale - du kan også booke lokaler, søer, skove, skolelokaler og andre faciliteter.

Du kan oprette dig som bruger af Fritidsportalen uanset, om du repræsenterer en forening, en virksomhed, en kommunal institution eller privatperson.

Du skal dog være opmærksom på, at du ikke nødvendigvis har adgang til at booke alle faciliteter, selvom du er oprettet som bruger. Visse faciliteter kræver særlige rettigheder at kunne låne eller leje.

For eksempel er det kun godkendte folkeoplysende foreninger, der kan booke kunstgræsbaner og kun studerende, der kan få adgang til bibliotekernes studierum. 

Har du spørgsmål til portalen, så læs mere her