Selvbetjening

Ordbog om indkøb og udbud

Ved begrænset udbud opfordres et på forhånd bestemt antal leverandører til at afgive tilbud på en opgave. Udvælgelsen af leverandørerne, som kan byde på en opgave, vil ske via en prækvalifikation. Her opfordres alle interesserede leverandører til at ansøge om mulighed for at afgive tilbud på opgaven. Silkeborg Kommune vælger på baggrund af ansøgningerne, ud fra en økonomisk- og teknisk kapacitet samt faglig formåen, hvem der skal byde på opgaven.

I forbindelse med et udbud nedsættes der en brugergruppe, som består af ansatte ved kommunen med relevant faglig viden omkring de udbudte vare eller tjenesteydelser. Brugergruppen er ved deres bidrag til kravsspecifikationer og definition af sortimentet med til at sikre, at slutbrugeren i sidste ende får de vare og tjenesteydelser, der er behov for.

Udtryk der angiver, om indkøbsaftaler bliver anvendt og i hvor stort omfang.

Her er der flere leverandører på en indkøbsaftale, og der er mulighed for at vælge mellem leverandørerne. Da aftalen er obligatorisk, skal kommunens afdelinger og institutioner købe ind hos en af disse ved indkøb af de omfattede varer eller tjenesteydelser.

Et dynamisk indkøbssystem er en elektronisk indkøbsproces, hvor hver enkelt indkøb bliver sendt i konkurrence igennem systemet. Alle virksomheder, som opfylder de stillede minimumskrav, og ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde, kan optages i systemet. Når man er optaget i det dynamiske indkøbssystem, har man mulighed for at afgive tilbud, når Silkeborg Kommune har et konkret behov for de omfattede vare eller tjenesteydelser. 

E-handel er hvor Silkeborg Kommunes medarbejdere køber ind via et IT-indkøbssystem. I systemet fremgår de varer, der er på kommunens indkøbsaftaler, og som kan bestilles elektronisk.

Det fælles europæiske udbudsdokument kaldes i daglig tale ’ESPD’. Det bruges til foreløbigt at dokumentere, at tilbudsgiveren opfylder kravene mht. egnethed, udelukkelse og udvælgelse. Flere af disse krav er på forhånd fastsat i lovgivningen. Vinderen af et udbud skal dokumentere, at oplysningerne i ESPD er korrekte hvilket normalt gøres ved indlevering af en serviceattest.

Ved et offentligt udbud kan alle leverandører som er interesserede afgive tilbud på baggrund af det offentliggjorte udbudsmateriale. Offentligt udbud åbner for den bredeste konkurrence.

Det er aftaler, der kan anvendes, såfremt der ikke er en obligatorisk aftale på det specifikke vare- eller ydelsesområde. På en frivillig aftale har leverandøren som oftest givet en rabat, som Silkeborg Kommune får ved køb på aftalen.

Ved høring sender man et udkast af udbudsmaterialet i høring i markedet blandt potentielle tilbudsgivere. Efterfølgende kan man få tilbagemeldinger på, hvorvidt der er for høje krav eller nogle krav, der mangler i udbudsmaterialet. Tilbudsgiverne har altså før offentliggørelsen af udbuddet mulighed for at give deres mening til kende, og ordregiver kan sikre sig at undgå uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet.

Et ikke-konditionsmæssigt tilbud, er et tilbud, som ikke er i overensstemmelse med udbudsbetingelserne herunder fastsatte mindstekrav. Ved tilsidesættelse af formkrav eller grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne, skal ordregiver afvise tilbuddet - det vil sige, at tilbuddet ikke må medregnes i tilbudsvurderingen.

Klagenævnet for Udbud behandler klager over tildeling af kontrakter i forbindelse med offentlige indkøb. Klagenævnets hovedopgave er at behandle klager over offentlige ordregivers overtrædelser af udbudsreglerne. Såfremt nogle klager over Silkeborg Kommune i forbindelse med et udbud, er det Klagenævnet for Udbud der skal behandle klagen.

Silkeborg Kommune deltager i udbudsfællesskabet KomUdbud. KomUdbud er et samarbejde mellem 15 jyske og fynske kommuner, hvor man i fællesskab udbyder vare og tjenesteydelser. Fordelene ved at udbyde i fællesskab er bedre udnyttelse af ressourcerne og større indkøb med mulighed for stordriftsfordele. Læs mere om KomUdbud på www.komudbud.dk

Et tilbud, der er i overensstemmelse med udbudsbetingelserne, og herunder lever op til alle fastsatte mindstekrav, er konditionsmæssigt.

Præcisering af varigheden af en kontrakt; gerne med angivelse af start- og sluttidspunkt.

Et kontrolbud er Silkeborg Kommunens eget tilbud på en opgave, der har været i udbud. Hvis Silkeborg Kommune fx sender rengøring i udbud, kan Silkeborg Kommune vælge at afgive et kontrolbud på opgaven for at vurdere, hvem der kan løse opgaven bedst og billigst. 

Hvis kommunens eget bud er det bedste i forhold til de opstillede kriterier, kan kommunen annullere udbuddet og beholde opgaven hos sig selv.  

Kontrolbud er underlagt særlige regler. De skal sikre, at kommunens eget bud er sammenligneligt med eksterne tilbud, så kommunen ikke har en unfair fordel.

Kravsspecifikation er en beskrivelse af den ydelse eller varer, der bliver sendt i udbud. Det er en grundig beskrivelse af hvilke krav, der er til det, der købes ind, herunder detaljerede tekniske specifikationer, generelle funktionelle krav, kvalitetskrav, resultatkrav og miljø- og arbejdsmiljøhensyn. En tilbudsgiver skal som udgangspunkt kunne leve op til alle krav i kravsspecifikationen for at kunne byde på det konkrete udbud.

Ved et miniudbud genåbnes konkurrencen mellem de leverandører, som Silkeborg Kommune har indgået en rammeaftale med. Leverandørerne kan efterfølgende byde på en konkret opgave, der sendes i miniudbud.

Obligatoriske aftaler er aftaler kommunen har indgået med en leverandør efter afholdt udbud. Disse aftaler skal anvendes, når der købes ind i Silkeborg Kommunes afdelinger og institutioner.

Prækvalifikation bruges ved begrænset udbud og udbud med forhandling. For disse udbudsformer er der et begrænset antal tilbudsgivere, der kan afgive tilbud.                                                                                                                                                                                                                                                     Udbuddene består af to faser, hvoraf den første er prækvalifikationsfasen. I denne fase skal tilbudsgiverne vise, at de er egnet til at løse den udbudte opgave, ud fra krav stillet af ordregiver. Man har kun mulighed for at byde på opgaven, hvis man er blevet prækvalificeret.

Prisme Portalen indeholder en oversigt over alle indkøbsaftaler i Silkeborg Kommune. Det er vigtigt, at kommunens institutioner køber ind via Prisme, da det sikrer den bedst mulige anvendelse af de indgåede aftaler, og derved opnår mest værdi for pengene. Fakturaer for indkøb behandles ligeledes i Prisme. Lederne bruger også Prisme til ledelsestilsyn. Derudover fungerer Prisme Portalen som en informationskilde omkring nye indkøbsaftaler og andet med praktisk relevans for indkøb.

En rammeaftale er en løbende aftale mellem en ordregiver og en eller flere leverandører. Rammeaftalen fastlægger vilkårene for bestilling og levering, når der købes ind af de omfattede varer eller ydelser.  

En rammeaftale er ikke en udbudsprocedure, men en kontraktform. Når selve rammeaftalen har været sendt i udbud, kan de konkrete aftaler indgås uden et nyt udbud, også selv om kontraktværdien af den konkrete aftale er over tærskelværdien. En rammeaftale afløser således en udbudspligt for Silkeborg Kommune og de anskaffelser, der er omfattet af rammeaftalen.

Hvis en tilbudsgiver er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde (både obligatoriske og frivillige) har den mulighed for at dokumentere, at den er pålidelige ved at "rense" sig selv. Silkeborg Kommune har ansvaret for at lave en konkret vurdering på om dokumentationen er tilstrækkelig. Er den det, kan tilbudsgiveren deltage i et udbud.

SKI står for Staten og Kommunernes Indkøbsservice. SKI gennemfører udbud på vegne af den offentlige sektor med henblik på at opnå stordriftsfordele. Silkeborg Kommune deltager som udgangspunkt på alle forpligtende SKI-aftaler. Læs mere om SKI på www.ski.dk

En rammeaftale er en løbende aftale mellem en ordregiver og en eller flere leverandører. Rammeaftalen fastlægger vilkårene for bestilling og levering, når der købes ind af de omfattede varer eller ydelser.  

En rammeaftale er ikke en udbudsprocedure, men en kontraktform. Når selve rammeaftalen har været sendt i udbud, kan de konkrete aftaler indgås uden et nyt udbud, også selv om kontraktværdien af den konkrete aftale er over tærskelværdien. En rammeaftale afløser således en udbudspligt for Silkeborg Kommune og de anskaffelser, der er omfattet af rammeaftalen.

Standstill-perioden er en obligatorisk pause i udbudsprocessen, som indskydes mellem ordregivers tildelingsbeslutning og ordregivers underskrivelse af kontrakten. Standstill-perioden skal være på mindst 10 kalenderdage. Formålet med perioden er at give forbigåede tilbudsgivere reel mulighed for at klage inden kontrakten underskrives. Indgives der klage til Klagenævnet for Udbud i løbet af standstill-perioden, har klagen automatisk opsættende virkning.

I forbindelse med et udbud har Silkeborg Kommune dialog med markedet. Formålet er bl.a. at afdække markedet og få input til udbudsmaterialet. Dialogen kan bidrage til eliminering af dyre og uhensigtsmæssige krav samt give nye ideer til løsningen af opgaven.

Tildelingskriterie er det kriterie ordregiver vælger tilbuddet ud fra. Tildelingskriteriet er fastsat i lovgivningen og kaldes ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”. Det endelige valg foretages på grundlag af ét af følgende underkriterier:

- Pris

- Totalomkostninger

- Bedste forhold mellem pris og kvalitet.

Et udbud er, når Silkeborg Kommune på baggrund af et skriftligt udbudsmateriale inviterer leverandører til at deltage i konkurrencen om levering af udvalgte ydelser indenfor varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder. Udbud bliver ofte kaldt for konkurrenceudsætning.

Udbud med forhandling giver Silkeborg Kommune mulighed for, på baggrund af et indledende tilbud, at gennemføre forhandlinger eller drøftelser med tilbudsgiverne med henblik på at forbedre indholdet af tilbuddet, så indkøbet bliver tilpasset ordregivers behov.

Udbudsloven er den lov som omfatter reglerne og procedurerne der skal følges ved indkøb af vare, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver. Udbudsloven skal anvendes af alle offentlige myndigheder og offentligretlige organer. Udbudsloven implementerer udbudsdirektivet i dansk ret. 

Udbudsmateriale er de dokumenter, som Silkeborg Kommune udarbejder eller henviser til, der beskriver eller fastlægger elementerne og proceduren i et udbud/indkøb. Et udbudsmateriale vil typisk indeholde:
- Udbudsbekendtgørelse
- De tekniske specifikationer 
- Forslåede kontraktbetingelser

Værdien af en opgave er afgørende for, hvorvidt en opgave skal sendes i udbud. Udbudsloven indeholder tærskelværdier, som er bestemmende for, om kontrakten er udbudspligtig. Tærskelværdien varierer afhængig af ydelsens type og karakter. 

Tilbudsgivere kan være udelukket for at deltage i et udbud. Reglerne om udelukkelsesgrunde kan deles op i to; obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde. Silkeborg Kommune er forpligtet til at anvende de obligatoriske udelukkelsesgrunde, hvor de frivillige kun skal anvendes, hvis Kommunen vælger at bruge dem i et konkret udbud. De obligatoriske udelukkelsesgrunde er eksempelvis; deltagelse i kriminel organisation, bestikkelse, svig, terrorhandlinger m.fl. De frivillige udelukkelsesgrunde er eksempelvis konkurs m.m., konkurrenceforvridende aftaler, gæld til det offentlige på under 100.000 kr. m.fl.

Der sker udlicitering, når kommunen efter en udbudsrunde overdrager produktion, levering og personaleansvar for en opgave, der hidtil har været løst af kommunen, til en eller flere eksterne leverandører. Det overordnede ansvar for opgaven ligger fortsat hos kommunen.

Underhåndsbud er et indhentet tilbud, der er afgivet uden, at opgaven har været i udbud.

En underleverandør er en betegnelse for en virksomhed, der løser opgaver for en hovedleverandør. I et udbud vil det være hovedleverandøren, der afgiver tilbuddet og vinder opgaven, hvor dele af opgaven efterfølgende gives videre til en eller flere underleverandører. Hovedleverandøren har ansvaret for kontraktens overholdelse overfor en ordregiver.