Selvbetjening og tidsbestilling

Andre områder

Få et samlet overblik over Silkeborg Kommunes overordnede økonomistyringsprincipper her.

I de underliggende bilag finder du blandt andet retningslinjer for, hvordan du som ansat skal håndtere værdier, som tilhører andre, og hvilke retningslinjer, der gælder for ansattes deltagelse i madordninger.

I bilagene finder du også oplysninger om, hvordan Silkeborg Kommune arbejder med risikostyring og sikring, og du finder vejledning om forretningsgange i forbindelse med forsikringsområdet – fx budgetlægning, tegning/sletning og ændring af forsikringer samt anmeldelse af skader.

Endelig finder du i bilag nr. 2 retningslinjer for, hvordan du som ansat skal forholde dig til leje og leasing.

 

Økonomi- og IT-staben udarbejder et regelsæt for opbevaring og registrering af midler, som tilhører andre.

Regelsættet udarbejdes i tæt dialog med den enkelte institution/det enkelte område og tager udgangspunkt i en vurdering af væsentlighed og risiko.

Se bilag nr. 10 for yderligere information.

Ejendomme udarbejder et regelsæt for risikostyring og forsikringsforhold.

Se bilagene nr. 11 og 12 for yderligere information.

Økonomi- og IT-staben har siden 2017 arbejdet aktivt med at indføre RPA (Robot Proces Automation) i Silkeborg Kommunes sagsbehandling.

Indførelsen af RPA betyder, at en række arbejdsgange digitaliseres og automatiseres. For hver proces udarbejdes et projektomslag, der bl.a. vurderer det samlede tidsforbrug for automatiseringen og de efterfølgende kontrolforanstaltninger. Hvis projektet godkendes til RPA, mindsker automatiseringen fremadrettet behovet for arbejdskraft og styrker kvaliteten i sagsbehandlingen.

Grundet automatiseringen kan der i visse sammenhænge opstå behov for kontroller, fx hvor der sker en automatisering af pengestrømme. Det er et krav, at RPA-processerne udføres af en unik RPA-bruger (én bruger/robot for hver afdeling/stab) i kommunens økonomisystem, således at posteringer og revisionsspor kan afrapporteres og efterprøves.

Der er yderligere krav om, at der i alle RPA-processer foretages en risikovurdering af den automatiserede arbejdsgang, og at der, hvor der kan opstå risiko for svig, indføres alternative kontroller, fx i form af stikprøver. Risikovurderingen er en integreret del af RPA-processens projektomslag. Projektejer skal kunne fremvise risikovurderingen og evt. kontrolforanstaltninger for kommunens revision på foranledning.

I forbindelse med indførelsen af en RPA-proces må der aldrig gives rettigheder til at ændre betalingsoplysninger på en elektronisk faktura eller rettigheder til at lave manuelle udbetalinger til et andet bankkontonummer end NEM-konto.

IT-centret har til enhver tid en samlet oversigt over RPA-processer. Der hvor RPA-processerne påvirker pengestrømme, skal hver afdelings/stabs entydige RPA-bruger (robot) i kommunens økonomisystem ligeledes fremgå af oversigten. Oversigten fremsendes halvårligt til orientering ved kommunens Regnskabschef.

Inden RPA-processen tages endeligt i brug, skal Regnskabscentret i Økonomi- og IT-staben informeres, såfremt der sker automatisering af pengestrømme. Sker der betragtelige ændringer i en eksisterende RPA-proces med automatiserede pengestrømme, skal Regnskabscentret i Økonomi- og IT-staben involveres.

Der henvises i øvrigt til IT-centerets IT-arkitektur, hvor sikkerheden omkring brugeradministration og IT-arkitektur er beskrevet.

Til projektomslaget:

Risikovurdering ved automatiserede pengestrømme

RPA-processen medfører automatiserede pengestrømme (ja/nej)

Hvis ja; Afdelingens/stabens unikke RPA- brugernavn i kommunens økonomisystem:  

Hvis ja: En risikovurdering af de automatiserede pengestrømme giver anledning til følgende bemærkninger:

Hvis ja: Risikovurderingen giver anledning til indførelsen af følgende alternative kontroller (form, hyppighed og ansvarlig):