Andre områder

Økonomi- og IT-staben udarbejder et regelsæt for opbevaring og registrering af midler, som tilhører andre.

Regelsættet udarbejdes i tæt dialog med den enkelte institution/det enkelte område og tager udgangspunkt i en vurdering af væsentlighed og risiko.

Se bilag nr. 10 for yderligere information.

Ejendomme udarbejder et regelsæt for risikostyring og forsikringsforhold.

Se bilagene nr. 11 og 12 for yderligere information.

Økonomi- og Erhvervsudvalget godkender retningslinjer for kommunens leje- og leasingpolitik i forbindelse med budgetvedtagelsen. Det er Økonomi- og IT-staben, der står for at udarbejdet et oplæg til det.

Se afsnit om leje og leasing i bilag nr. 2 - Regler for økonomisk decentralisering, hvis du vil vide mere.

Økonomi- og IT-staben udarbejder et regelsæt for ansattes betaling for at være med i madordning.

Se bilag nr. 13 for yderligere information.

Økonomi- og IT-staben har siden 2017 arbejdet aktivt med at indføre RPA (Robot Proces Automation) i Silkeborg Kommunes sagsbehandling.

Indførelsen af RPA betyder, at en række arbejdsgange digitaliseres og automatiseres. For hver proces udarbejdes et projektomslag, der bl.a. vurderer det samlede tidsforbrug for automatiseringen og de efterfølgende kontrolforanstaltninger. Hvis projektet godkendes til RPA, mindsker automatiseringen fremadrettet behovet for arbejdskraft og styrker kvaliteten i sagsbehandlingen.

Grundet automatiseringen kan der i visse sammenhænge opstå behov for kontroller, fx hvor der sker en automatisering af pengestrømme. Det er et krav, at RPA-processerne udføres af en unik RPA-bruger (én bruger/robot for hver afdeling/stab) i kommunens økonomisystem, således at posteringer og revisionsspor kan afrapporteres og efterprøves.

Der er yderligere krav om, at der i alle RPA-processer foretages en risikovurdering af den automatiserede arbejdsgang, og at der, hvor der kan opstå risiko for svig, indføres alternative kontroller, fx i form af stikprøver. Risikovurderingen er en integreret del af RPA-processens projektomslag. Projektejer skal kunne fremvise risikovurderingen og evt. kontrolforanstaltninger for kommunens revision på foranledning.

I forbindelse med indførelsen af en RPA-proces må der aldrig gives rettigheder til at ændre betalingsoplysninger på en elektronisk faktura eller rettigheder til at lave manuelle udbetalinger til et andet bankkontonummer end NEM-konto.

IT-centret har til enhver tid en samlet oversigt over RPA-processer. Der hvor RPA-processerne påvirker pengestrømme, skal hver afdelings/stabs entydige RPA-bruger (robot) i kommunens økonomisystem ligeledes fremgå af oversigten. Oversigten fremsendes halvårligt til orientering ved kommunens Regnskabschef.

Inden RPA-processen tages endeligt i brug, skal Regnskabscentret i Økonomi- og IT-staben informeres, såfremt der sker automatisering af pengestrømme. Sker der betragtelige ændringer i en eksisterende RPA-proces med automatiserede pengestrømme, skal Regnskabscentret i Økonomi- og IT-staben involveres.

Der henvises i øvrigt til IT-centerets IT-arkitektur, hvor sikkerheden omkring brugeradministration og IT-arkitektur er beskrevet.

Til projektomslaget:

Risikovurdering ved automatiserede pengestrømme

RPA-processen medfører automatiserede pengestrømme (ja/nej)

Hvis ja; Afdelingens/stabens unikke RPA- brugernavn i kommunens økonomisystem:  

Hvis ja: En risikovurdering af de automatiserede pengestrømme giver anledning til følgende bemærkninger:

Hvis ja: Risikovurderingen giver anledning til indførelsen af følgende alternative kontroller (form, hyppighed og ansvarlig): 

Bilag 15. Retningslinjer for selvadministration af Jyske Mastercards

Silkeborg Kommune har pr. 01.07.2020 indført selvadministration af Jyske Mastercards. Selvadministrationen medfører en række administrative fordele, herunder forenklede og smidigere arbejdsprocesser.

Indførelsen af selvadministration indebærer også, at der ikke længere skal to tegningsberettiges godkendelse til oprettelsen af nye Jyske Mastercard. I stedet er indført følgende kontroller i Økonomi- og IT-staben:

• Silkeborg Kommunes regnskabschef skal skriftligt godkende alle ansøgninger om Jyske Mastercards inden oprettelse
• Ansøgninger om Jyske Mastercards skal være ledsaget af nærmeste leders godkendelse af oprettelsen. I forlængelse heraf skal formålet med kortets oprettelse oplyses
• Administrationsteamet sender hvert kvartal en liste over aktive kort til Silkeborg Kommunes regnskabschef. Silkeborg Kommunes Regnskabschef oprettes med login til Jyske Bank for kontrol af data
• Èn gang årligt skriver Administrationsteamet til kortholderne og spørger til fortsat aktualitet. Ikke nødvendige Jyske Mastercards lukkes

Dette dokument indgår som bilag til Silkeborg Kommunes overordnede økonomistyringsprincipper.

Økonomi- og IT-staben/JBL, 01.07.2020.