Finansiel styring og betalingsformidling

’Betalingsformidling’ betyder de tekniske og praktiske transaktioner, der er nødvendige for at kommunen kan overholde sine økonomiske forpligtelser over for omverdenen.

Økonomi- og IT-staben er ansvarlig for kommunens løbende betalingsformidling – fx den daglige drift af betalingssystemer, implementering af nye regler samt vedligeholdelse af oversigt over fuldmagtsforhold.

Al betalingsformidling foregår som hovedregel elektronisk.

Organisation og Personale laver et regelsæt for dokumenthåndtering – fx vedrørende håndtering af post og regler for arkivering mv.

Retningslinjerne findes her eller på kommunens intranet.

Oprettelse af kassefunktioner samt udbetaling af et personligt forskud sker kun efter særskilt aftale med Økonomi- og IT-staben. Det sker for at sikre et tilstrækkeligt internt kontrolniveau.

Økonomi- og IT-staben ajourfører lister over kasser og personligt forskud.

Revisionen orienteres om oprettelse/ændringer af kasseenhederne.

Se bilag nr. 4 for yderligere information.

Kommunen kan anskaffe betalingskort til tjenstligt brug, hvis det er nødvendigt.

Anskaffelsen af betalingskort skal altid godkendes af nærmeste leder.

Økonomi- og IT-staben udarbejder regelsæt for betalingskort.

Se bilag nr. 5 for yderligere information.

Økonomi- og IT-staben udarbejder dokumentation til oprettelse og nedlæggelse af konti i pengeinstitutter, som godkendes af Økonomichefen.

Hovedreglen er, at konti bliver oprettet, så den kun kan bruges af to personer i forening. Regnskabschefen beslutter hvilke personer, der er berettiget til at bruge den.

Tegningsberettigede ved Silkeborg Kommune underskriver fuldmagten på berettigede personer.

Økonomi- og IT-staben har en samlet oversigt over fuldmagter til kommunens konti.

Silkeborg Kommune er selvadministrerende, når det gælder oprettelse af medarbejdere i pengeinstitutterne. Økonomi- og IT-staben opretter kiggeadgang til medarbejderne.

Regnskabschefen beslutter hvilke personer, der er berettiget til at disponere – se også punkt ”Konti i pengeinstitutter”.

Når en medarbejder fratræder, eller hvis der sker ændringer i hans eller hendes ansvarsområder, som gør at medarbejderen ikke skal have adgang til pengeinstituttet, bliver adgangen afmeldt af Økonomi- og IT-staben/pengeinstituttet.

I hvert pengeinstituts system findes en liste med medarbejderens adgang. Ved regnskabsafslutningen kontrolleres rigtigheden af medarbejderadgangene.

Det kan laves pengeautomatskort efter aftale med Økonomi- og IT-staben. Kortet er personligt og bruges til at indsætte kontanter i pengeinstitut med.

Økonomi- og IT-staben udarbejder dokumentation til pengeinstitut for oprettelse af pengeautomatskort til den enkelte medarbejder.

Kortholderen er ansvarlig for at indsætte kontanter i pengeinstitut.

Ved fratrædelse eller ændring i ansvarsområder, som gør at en ejer af pengeautomatskortet ikke længere har behov for kortet, skal det lukkes af Økonomi- og IT-staben/pengeinstituttet.

Midler, der ikke behøver at ligge kontant af hensyn til den daglige drift, skal anbringes bedst muligt i pengeinstitut, obligationer eller lignende, jf. Styrelseslovens regler om dette.

De enkelte afdelinger/stabe har kontakten til eksterne parter, når det gælder garantier, deponering på spærret konto, pantebreve m.v., som indleveres til sikkerhed for gæld.

Økonomi- og IT-staben opbevarer, med enkelte undtagelser, sikkerhedsstillelserne og sikrer, at alle sikkerhedsstillelser optages i regnskabet.

Transport af fordringer betyder overdragelse af tilgodehavendet til tredjemand.

Og det er den enkelte afdeling/institution, der er ansvarlig for korrekt håndtering af betalinger, hvis der er indgået aftale om transport af fordringer.

Økonomi- og IT-staben er ansvarlig for udarbejdelse af regnskabspraksis for indregning og måling af materielle og immaterielle anlægsaktiver.

Økonomi- og IT-staben foranlediger, at anlægsaktiver optages i kommunens økonomisystem.

Se bilag nr. 6 for yderligere information.

 

Alle kommunens statuskonti skal afstemmes løbende.

Økonomi- og IT-staben udarbejder retningslinjer for afstemning af mellemregnings- og restancekonti.

Se bilag nr. 7 for yderligere information.

I kommunens økonomisystem, foretager vi løbende afskrivninger af beløb, som ikke kan inddrives.

Økonomi- og IT-staben er ansvarlig for at udarbejde retningslinjer for den løbende afskrivning.

Se bilag nr. 8 for yderligere information.