Regnskab og bogføring

Direktionen godkender retningslinjer for aflæggelse af årsregnskab – fx anlægsregnskaber og tidsplan.

Økonomi- og IT-staben udarbejder retningslinjerne.

Det er Direktionens ansvar at sikre, at retningslinjerne bliver overholdt.

Regnskabet udarbejdes på grundlag af de daglige registreringer i kommunens økonomisystem.

Årsregnskab, som Byrådet har behandlet, afleveres til revisionen inden for den tidsfrist, som er fastsat af Ministeriet.

Hvis kommunen fører regnskab eller udfører andre opgaver af regnskabsmæssig art for eksterne virksomheder/institutioner, skal der være en skriftlig aftale mellem de to parter.

Aftalen beskriver gensidige forpligtelser og ansvar.

Regnskabssystemets funktioner styres af Økonomi- og IT-staben.

Regnskabsføringen skal opfylde kravene jf. Lov om kommunernes styrelse samt kravene fra Ministeriet.

Regnskabet føres på grundlag af elektroniske bilag, og skal ske løbende - både af hensyn til en effektiv budgetopfølgning og af hensyn til overholdelse af betalingsfrister.

Et hovedprincip er, at regnskabsføringen sker decentralt. Driftsafdelingerne kan dog vælge at etablere administrationscentre, hvor dette er hensigtsmæssigt.

Arkivering og kassation skal ske i overensstemmelse med gældende regler.

Direktionen har bemyndigelse til at godkende udvalgte ledere til at have budgetansvar indenfor egne områder.

Det betyder også, at du som budgetansvarlig skal udføre økonomisk ledelsestilsyn løbende året rundt. Dette sker i økonomisystemet.

Den budgetansvarlige godkender en eller flere ansatte til at kontere udgifter og indtægter; at være konteringsberettiget. Konteringen sker hovedsageligt i økonomisystemet Prisme som en elektronisk påtegning. Herefter sker bogføring og eventuel udbetaling.

Den budgetansvarlige kan ikke samtidig være konteringsberettiget.

Økonomi- og IT-staben opretter to adgange; en adgang, som bruges til at føre økonomisk ledelsestilsyn, og en adgang til kontering på de enkelte ansatte.

I økonomisystemet fremgår det derfor, hvem der har budgetansvar og skal udføre ledelsestilsyn, og hvem der kan kontere.

Se også bilag 3, regelsæt for Økonomisk ledelsestilsyn, kontering og bilagsbehandling.

Begreberne attestation og anvisning bliver i bilag 3 omtalt som kontering. Silkeborg Kommune har valgt, at attestering udføres af den konteringsberettigede. Anvisningen er dermed en integreret del af det økonomiske ledelsestilsyn, som udføres af den budgetansvarlige.

Der skal således kun en medarbejder til at gennemføre en udbetaling, og godkendelsen samt kontrollen heraf udføres efterfølgende af den budgetansvarlige via det økonomiske ledelsestilsyn. Dette udføres i Prisme. Dog bliver alle udbetalinger fra Prisme, der er over en på forhånd bestemt størrelse, kontrolleret og godkendt af Økonomi- og IT-staben inden udbetaling.

Den budgetansvarlige kan ikke samtidig være konteringsberettiget, det vil sige at det økonomiske ledelsestilsyn ikke kan udføres af den samme person, som har konteret bilagene.