Åbne og lukkede dagsordner
Alle sager på byrådets og udvalgenes dagsordner er som udgangspunkt åbne, med mindre dagsordenspunkterne indeholder fortrolige oplysninger. Sådan håndterer Silkeborg Byråd fortrolige oplysninger i politiske sager.
Borgerne kan følge byrådets arbejde og beslutninger via dagsordner og referater fra møderne i byrådet og de politiske udvalg. Alle sager på byrådets og udvalgenes dagsordner er som udgangspunkt åbne, med mindre dagsordenspunkterne indeholder fortrolige oplysninger. Folketinget har besluttet, at fortrolighed i nogle tilfælde vægter højere end offentlighed. Er et punkt lukket på dagsordenen, kan det senere åbnes, hvis grundlaget for fortroligheden ikke længere er til stede.
Lukkede punkter
Det er lovgivningen og byrådet, som bestemmer om en sag på byrådets dagsorden skal være åben eller lukket. Ud fra en konkret vurdering indstiller kommunens administration på baggrund af faglighed og lovgivning til byrådet, om en sag skal være åben eller lukket. Begrundelsen for at lukke en sag vil normalt være oplyst i sagen. Byrådet beslutter på den baggrund om sagen behandles som en åben eller lukket sag. Det sker, når byrådet godkender dagsordenen for mødet.
Punkterne på byrådets dagsorden er åbne medmindre sagerne indeholder fortrolige oplysninger, som er omfattet af tavshedspligt fx efter forvaltningslovens regler. Det er helt overordnet oplysninger om:
- Borgere: Fortrolige personoplysninger i borgersager
- Ansatte: Fortrolige personoplysninger i personalesager
- Virksomheder: Fortrolige oplysninger af væsentlig økonomisk betydning for virksomheder, fx forretningshemmeligheder.
- Kommunen: Fortrolige oplysninger af væsentlig økonomisk betydning for kommunen, fx om køb og salg af fast ejendom, udbud, tilbudsgivning m.v., samt oplysninger, der kan påvirke verserende eller fremtidige retssager eller forhandlinger, som offentlige myndigheder er involveret i.
Reglerne fremgår af kommunestyrelseslovens § 10 og af byrådets forretningsorden § 1, stk. 2.
Ja. Overskriften på et lukket punkt er offentlig. Overskriften skal som udgangspunkt angive, hvad sagen handler om, medmindre kommunen vurderer, at det vil være et brud på tavshedspligten. Det sker efter en konkret vurdering på baggrund af reglerne om tavshedspligt. Den politiske beslutning fra et lukket dagsordenspunkt offentliggøres desuden helt eller delvist i referatet, selv om punktets indhold fortsat er lukket for offentligheden. Kun hvis beslutningen indeholder fortrolige oplysninger, vil beslutningen i sagen være lukket for offentligheden.
Reglerne om lukkede dagsordenspunkter er, at hvis et punkt indeholder fortrolige oplysninger, så lukkes hele dagsordenspunktet. Kun overskriften og beslutningen offentliggøres.
For at sikre størst mulig åbenhed har byrådet besluttet, at lukkede punkter på byrådets dagsorden jævnligt skal gennemgås for at vurdere, om de lukkede punkter kan åbnes for offentligheden. Silkeborg Kommune vurderer derfor hvert halve år, om de hensyn, der lå til grund for at lukke et punkt på byrådets dagsorden i det forgange halvår et er faldet væk. Fortroligheden kan fx være ophørt, fordi byrådet nu har truffet en beslutning i sagen. Fortroligheden kan også være ophørt et stykke tid efter byrådets beslutning. Hvis byrådet fx har godkendt køb eller salg af en ejendom, vil fortroligheden normalt ophøre, når forhandlingerne er afsluttet, og kommunen har skrevet under på en købsaftale eller en kontrakt, så købet eller salget er gennemført. Der kan også være punkter på byrådets dagsorden, hvor fortroligheden aldrig ophører, fx fordi det handler om fortrolige personoplysninger i borgersager eller personalesager.
Antallet af lukkede sager på byrådets dagsorden er mere end halveret over fem år fra 2019 til 2024. Byrådet og kommunens øverste ledelse har gennem en længere årrække ønsket og haft fokus på så stor åbenhed og gennemsigtighed i de politiske sager, som muligt.
| År | 2019 | 2020 | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 (<Maj) | Fald 2019-2024 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Antal lukkede byrådssager | 82 | 59 | 65 | 43 | 34 | 39 | 17 | -52% |
* Optællingen indeholder alle beslutningspunkter og ikke det faste lukkede orienteringspunkt, hvor byrådet ikke træffer beslutninger. Dette lukkede punkt er fra 2025 og fremover blevet åbnet.
I 2024 var der fx 39 lukkede sager på byrådets dagsorden. Begrundelsen for at sagerne var lukkede fordeler sig således:
| Begrundelse | 2024 | Procent |
|---|---|---|
| Køb/salg/ekspropriationer | 21 | 54% |
| Forhandlinger/kontrakter/retssager | 9 | 23% |
| Virksomhedssager | 4 | 10% |
| Lånegarantier | 2 | 5% |
| Udbud | 2 | 5% |
| Lånesager | 1 | 3% |
| Borgersager | 0 | 0% |
| Personalesager | 0 | 0% |
| I alt | 39 | 100% |
Godt halvdelen af de lukkede sager handlede om byrådets godkendelse af køb og salg af jord, grunde og ejendomme samt beslutninger om at ekspropriere, hvis der ikke kan indgås frivillige aftaler, fx til udvidelsen af en cykelsti eller lignende. Når forhandlingerne og handlerne er gennemført, kan sagerne normalt offentliggøres.
Knap en fjerdedel af sagerne var lukket af hensyn til kommunens forhandlingsposition i forbindelse med indgåelse af kontrakter og overvejelser om retssager. I 2024 gælder det fx flere sager vedrørende Fredensgård om fortolkning af deklarationer og overvejelser om voldgiftssag. Sagernes indhold er efter de politiske beslutninger eller efter afsluttede forhandlinger blevet offentliggjort.
Hver 10. sag var lukket, fordi de omhandlede fortrolige oplysninger af væsentlig økonomisk betydning for virksomheder, fx om almene boligselskabers køb af grunde og ejendomme, kommunens tilsagn om støtte i den forbindelse, samt støttetilkendegivelser til selvejende institutioners fondsansøgninger. En af sagerne vedrører Hjejledokken. Sagen blev lukket af hensynet til Fonden Hjejleselskabets forhandlingsmæssige og økonomiske muligheder for at opnå ekstern finansiering. Tavshedspligten følger af forvaltningslovens regler. Sagen er senere blevet offentliggjort, da forudsætningerne for fortroligheden er faldet bort.
Godt hver 10. af sagerne handlede om godkendelse af lånegarantier fx til vandværker og fjernvarmeselskaber, godkendelse af udbudsresultater eller beslutninger om kommunens låneforhold, som først er blevet offentliggjort efter afsluttede forhandlinger.
Ingen lukkede sager i 2024 vedrører fortrolige oplysninger i forbindelse med borgersager eller personalesager.
