Samarbejdsaftale for et godt demokrati

Udarbejdet i samarbejde mellem lokalrådene og Silkeborg Kommune

Et godt nærdemokrati giver de bedste beslutninger

Vi i Silkeborg Kommune har en ambition om at have Danmarks bedste nærdemokrati, fordi et godt nærdemokrati er midlet til de bedste beslutninger. De gode beslutninger bliver skabt, når der er et naturligt tæt og godt samarbejde mellem lokalrådene, administrationen og politikerne.

Lokalrådene har lokal viden og kan sætte fokus på særlige ting, som politikerne og administrationen bør tage højde for. Administrationen sørger for, at lokalrådene bliver hørt og bidrager samtidig med faglig viden. Politikerne træffer beslutningerne for kommunen, og i det gode nærdemokrati baserer de deres beslutninger på input fra både lokalrådene og administrationen, så beslutningerne både gavner de enkelte lokalområder og hele Silkeborg Kommune.

Alle borgere, foreninger m.v. kan altid kontakte kommunen uafhængig af lokalrådet

Figuren viser det optimale samarbejde for et godt nærdemokrati. Pilene illustrerer, at alle parter har adgang til hinanden, og hvis én af pilene mangler, vil det gode nærdemokrati blive svækket. Et godt nærdemokrati fordrer dermed, at lokalrådene, administrationen og politikerne samarbejder med hinanden og bruger hinandens ekspertiser i beslutningsprocessen.

Kodeks for et godt nærdemokrati

Det gode nærdemokrati er en ambition, som lokalrådene, administrationen og politikerne arbejder hen imod. Derfor har alle parter opstillet et kodeks for et godt nærdemokrati, som de er ansvarlige for at være opmærksom på:

Figuren viser kodeks sat op i en optimal beslutningsproces.

Forventningsafstemning

Alle parter skal være bevidste om hinandens roller og respektere dem.

God dialog

Alle parter skal sørge for at skabe en god dialog i et sprog, som alle kan være med på. God dialog fremmer fortrolige og værdifulde relationer.

Tidlig og løbende inddragelse

Alle parter skal være inddraget tidligt og løbende, når der træffes beslutninger. Parterne er speciel opmærksomme på tidlig inddragelse ved større planlægning i lokalområdet. Parterne kan med fordel også inddrage andre eksperter eller organisationer, når det er relevant for beslutningsprocessen.

Saglighed

Alle parter skal udveksle viden og holdninger på en åben, saglig og konstruktiv måde.

Koordinering

Alle parter skal internt søge viden om holdninger og handlemuligheder blandt henholdsvis de øvrige borgere i lokalsamfundene, administrationen og politikerne.

Synlighed

Alle parter kan se deres bidrag i udviklingen af de enkelte lokalområder.

Vejen til et godt nærdemokrati

Lokalrådene, administrationen og politikerne har hver deres rolle og hver deres opgaver, som de skal varetage for at sikre et godt nærdemokrati. Rollerne og opgaverne beskrives nedenfor.

Lokalrådenes rolle

Lokalrådene er kommunens faste dialogpartner, når det gælder forhold, der har generel lokal interesse og betydning for lokalområdet.

Lokalrådene er dermed talerør for lokalområdets borgere og formidler information fra Silkeborg Kommune. Det betyder, at lokalrådene skal sende deres områdes informationer og ideer videre til kommunen, jfr. nedenfor og samtidig formidle informationer fra kommunen videre til deres lokalområde.

Lokalrådenes faste opgaver

Lokalrådene varetager deres lokalområdes interesser. Ved ønsker eller problemer i lokalområdet kan de altid henvende sig til kommunen.

• Lokalrådene kan kontakte kommunens nærdemokratikoordinator, som evt. videreformidler til den rette afdeling eller person.
• Lokalrådene kan kontakte de byplanansvarlige direkte, hvis lokalrådene har brug for viden om aktiviteter relateret til Teknik- og Miljøafdelingen. Lokalrådene bør kontakte de byplanansvarlige, hvis de har forslag til initiativer, hvor Teknik- og Miljøafdelingen skal inddrages, eller de har informationer/beslutninger til gavn for de byplanansvarlige.
• Lokalrådene kan altid kontakte relevante afdelinger/medarbejdere, hvis disse kendes.
  
• Lokalrådene bør fortælle den byplanansvarlige, hvad der sker i deres område fx ved at sende nyhedsbreve og mødereferater fra lokalrådenes møder.
• Lokalrådene sender ændringer i deres vedtægter til godkendelse hos Nærdemokratikoordinatoren.
• Lokalrådene sender hvert år et regnskab for deres arbejde til Nærdemokratikoordinatoren, da lokalrådene modtager tilskud fra kommunen.
  

Lokalrådenes mulige opgaver

Lokalrådene kan udarbejde en udviklingsstrategi med ønsker og idéer for deres område, som de kan arbejde ud fra. Udviklingsstrategien kan også hjælpe administrationen og politikerne med at kende lokalrådenes ønsker og ideer for deres lokalområde.

Lokalrådene kan invitere de byplanansvarlige til at deltage i et årligt lokalrådsmøde eller borgermøde efter behov og nærmere aftale. Politikerne og den øvrige administration kan også inviteres til lokalrådsmøde eller borgermøde efter behov og nærmere aftale.

Lokalrådene kan oprette en hjemmeside i Silkeborg Kommunes hjemmesidesystem. Lokalrådene skal selv stå for at vedligeholde hjemmesiden.

Administrationens rolle

Administrationen er til rådighed for både lokalrådene og politikerne og bidrager samtidig med faglig viden om fagspecifikke emner. Nærdemokratikoordinatoren og de byplanansvarlige vil have den primære kontakt til lokalrådene.

Administrationens faste opgaver

Administrationen inddrager, når det er muligt og relevant, lokalrådene i kommunens planlægning af projekter, som har betydning for lokalområderne.

Administrationen er opmærksom på lokalrådene i høringsfaser mhp., at lokalrådene kan udarbejde høringssvar.

Administrationen formidler (ca. hver måned) trufne politiske beslutninger, som har betydning for et lokalområde, videre til lokalrådene. Dette med henblik på videreformidling i lokalområderne.

Nærdemokratikoordinatoren rådgiver og understøtter både lokalrådene og Sundheds- og Nærhedsudvalget. Nærdemokratikoordinatoren har bl.a. følgende opgaver:

• Nærdemokratikoordinatoren informerer lokalrådene om relevante nyheder via nyhedsbreve og via link til Sundheds- og Nærhedsudvalgets beslutninger.
• Nærdemokratikoordinatoren forbereder sager til Sundheds- og Nærhedsudvalgets møder, planlægger konferencer mv. og yder konsulentbistand til udvalget.

Teknik- og Miljøafdelingen har en række byplanansvarlige fordelt på hele Silkeborg Kommune. De byplanansvarlige står til rådighed for lokalrådene og har bl.a. følgende opgaver:

• De byplanansvarlige skal sikre dialog med lokalrådene ved væsentlige ændringer eller tiltag i lokalområdet (fx ved høringer af lokalplansforslag mv.).
  
• De byplanansvarlige videreformidler spørgsmål fra lokalrådene inden for det tekniske område til kollegaer i Teknik- og Miljøafdelingen.
  
• De byplanansvarlige holder sig orienteret om de politiske beslutninger for lokalområderne, og de bidrager til kommune- og lokalplanlægning, boligprogram og lignende.
  

Fakta om administrationen

• Nærdemokratikoordinatoren kan kontaktes ifm. generelle henvendelser
• De byplanansvarlige kan kontaktes ifm. henvendelser indenfor teknik- og miljøområdet.
  

Politikernes rolle

Politikerne i Silkeborg Kommune skal alle bidrage til det gode nærdemokrati. Byrådet har derfor nedsat Sundheds- og Nærhedsudvalget, som har til opgave at sikre, at nærdemokratiet er en naturlig og integreret del af det politiske og administrative arbejde. Sundheds- og Nærhedsudvalget virker som bindeled mellem de politiske udvalg om nærdemokratiske emner og koordinerer, udvikler og evaluerer konkrete nærdemokratiske aktiviteter.

Politikernes faste opgaver

Formændene for de politiske udvalg kan træffes efter aftale, og de politiske udvalg giver mulighed for borgeradgang til dialog om generelle spørgsmål eller specielle emner for lokalområderne.

Politikerne kan holde borgermøder eller temamøder om et specifikt emne, hvis der er behov for det i de enkelte lokalområder.

Sundheds- og Nærhedsudvalget holder årligt en konference for alle lokalrådsmedlemmer og byrådsmedlemmer. Et fast punkt på konferencen er dialogmøde mellem repræsentanter fra Sundheds- og Nærhedsudvalget og lokalrådene.

Politikernes mulige opgaver

Sundheds- og Nærhedsudvalget kan holde en del af deres møder ude hos lokalrådene, så lokalrådene og Sundheds- og Nærhedsudvalget kan orientere hinanden. Det kan bl.a. være om, hvad status er for nærdemokratiet i lokalområderne.