Silkeborg Kommunes Indkøbspolitik

Hent den samlede Indkøbspolitik i PDF-format

Forord

Vækst og velfærd er de helt overordnede mål for byrådets arbejde. Silkeborg Kommune skal også i fremtiden være et attraktivt sted at bo og drive erhverv.

I arbejdet med at nå det mål køber Silkeborg Kommune hvert år ind for mange millioner kroner af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver. Derfor et det vigtigt med en indkøbspolitik, der sætter retningen for kommunens indkøb.

Når Silkeborg Kommune køber ind skal det ske så effektivt som muligt. Vi skal have mest muligt for pengene, men når vi køber ind, forfølger vi samtidig kommunens målsætninger inden for fx miljø og klima, og vi samarbejder med omverdenen om gode indkøbsløsninger.

I vores arbejde med indkøb og udbud har vi også fokus på det lokale erhvervslivs muligheder for at sælge varer og tjenesteydelser til kommunen. Vi styrker dialogen med virksomhederne og skaber mere gennemskuelighed for potentielle leverandører til kommunen.

Med vores indkøbspolitik har vi fokus på effektivisering, samfundsansvar og samarbejde, der bidrager til at Silkeborg Kommune er et godt sted at bo og drive virksomhed.

Venlig hilsen
Steen Vindum
Borgmester

Indledning

Det overordnede formål med Silkeborg Kommunes indkøbspolitik er at skabe rammerne for en samordning og koordinering af alle kommunens indkøb af varer, tjenesteydelser, bygge- og anlægsopgaver samt konkurrenceudsættelse af driftsopgaver i Silkeborg Kommuner. Leasing og leje er også omfattet af politikken.

Alle kommunens afdelinger og institutioner skal leve op til indkøbspolitikken. Silkeborg Kommune tilbyder herudover selvejende institutioner med driftsoverenskomst med kommunen at deltage i kommunens indkøbsaftaler.

Fokus i indkøbspolitikken er effektivisering, samfundsansvar og samarbejde. Når Silkeborg Kommune køber ind skal det ske så effektivt som muligt. Vi skal have mest muligt for pengene, men når vi køber ind, forfølger vi også kommunens målsætninger inden for fx miljø og klima, og vi samarbejder med omverdenen om gode indkøbsløsninger.

Politikken indledes med en række overordnede principper herefter uddybes emner indenfor fokusområder effektivisering, samfundsansvar og samarbejde. Dernæst følger et afsnit om hvordan tilgangen er, hvis kommunen vælger at konkurrenceudsætte en driftsopgave, som kommunen i dag selv løser. Politikkens sidste afsnit vedrører særlige forhold omkring udbud af bygge- og anlægsopgaver.

Overordnede principper

I bestræbelserne på at indgå de bedst mulige indkøbsaftaler og dermed realisere indkøbsområdets optimeringspotentiale skal det sikres:

• At kommunen optræder som én kunde, og at der indgås indkøbsaftaler gældende for hele kommunen med henblik på at opnå forretningsmæssige og administrative fordele. De indgåede indkøbsaftaler er derfor obligatoriske at bruge for kommunens afdelinger og institutioner. I forhold til aftaler med en lav kontraktværdi, der er indgået uden forudgående konkurrenceudsættelse, bemyndiges Indkøb og udbud til at vurdere, om disse aftaler skal gøres obligatoriske.
• At aftaler som udgangspunkt er eneleverandøraftaler, idet eneleverandøraftaler som hovedregel udløser de bedste kontraktbetingelser og efterfølgende kontraktstyrring.

Der søges indgået aftaler med leverandører med henblik på:

• At opnå de bedst mulige priser for den rette kvalitet
• At opnå leveringssikkerhed og bedst mulige leverings- og betalingsbetingelser
• At opnå mindst mulig miljøbelastning og fremme sikkerheden for brugerne
• At sætte fokus på reduktion af affaldsproduktion herunder reducere brugen af plastformer, som ikke kan genanvendes
• At økologiske indkøb prioriteres i videst muligt omfang
• At opnå bedst mulig service
• At fremme e-handel
• At varetage eventuelle sociale forpligtelser som følge af sociale klausuler ved køb af tjenesteydelser
• At bakke op om social økonomiske virksomheder

For at realisere indkøbspolitikkens formål skal der i forbindelse med konkurrenceudsættelse skabes de bedst mulige betingelser for konkurrence mellem potentielle leverandører.

At den enkelte institution selv får mulighed for at vælge at stå for indkøb 

Det overordnede princip om at optræde som én kunde kan på nogle aftaler have undtagelser, idet Silkeborg Kommune ønsker at give kommunens egne institutioner mulighed for selv at stå for at indgå indkøbsaftaler for den enkelte institution på fødevareområdet.

Institutioner, som selv helt eller delvist vil stå for indgåelse af indkøbsaftaler, skal tage uafhængige beslutninger om sit indkøb. Institutionerne er forpligtet til at sikre overholdelse af al gældende lovgivning inden for offentlige indkøb.

Institutionerne, der har mulighed for selv at stå for indgåelse af indkøbsaftaler på fødevareområdet, er: Daginstitutioner, skoler, plejecentre og botilbud.

Det tilkendegives, at der er en forventning om, at institutionerne tager højde for politiske tilkendegivelser på fødevareområdet.

Muligheden kan først benyttes efter konkret aftale med kommunens indkøbsfunktion, så der sikres koordinering med gældende kontrakters udløb.

Pædagogiske indkøb og indkøb som sociale aktiviteter

Indkøb af pædagogisk karakter er tilladt uden for de obligatoriske aftaler. Disse indkøb defineres som indkøb, der foretages som led i en pædagogisk eller uddannelsesmæssig sammenhæng eller som led i en social aktivitet. Denne form for indkøb må dog aldrig have til formål at omgå Udbudslovens regler samt underminere de indgåede aftaler.

Hasteindkøb

Opstår der ekstraordinært en situation, hvor der akut er behov for varer, som institutionen ikke kan nå at indkøbe via af de obligatoriske aftaler, er det tilladt at handle uden for de obligatoriske aftaler.

Leje/leasing

Som udgangspunkt er det ikke tilladt at foretage leasing, langtidsleje eller afbetalingskøb. Undtagelsesvis kan der dog foretages leasing ved større anskaffelser som busser, maskiner og lignende. I disse tilfælde skal Økonomi- og IT-staben, jf. kommunens overordnede økonomistyringsprincipper, godkende aftalen inden indgåelse af kontrakt.

Effektivisering

Silkeborg Kommune har allerede i en årrække prioriteret at have en effektiv og professionel indkøbsorganisation, og dette fokus fortsætter. Effektiviseringer af indkøb skal føre til, at vi sparer kroner og ører på indkøb i hele kommunens organisation. Derudover skal der sikres digitale og effektive arbejdsgange, så kommunens medarbejdere bruger mindst mulig tid på indkøbsopgaver.

Silkeborg Kommune samarbejder om indkøb og udbud i KomUdbud, SKI og andre sammenhænge. Det sikrer kommunen bedre priser. Og vi bruger færre ressourcer på at gennemføre udbuddene.

Gode indkøbsaftaler er kun et skridt på vejen til at få de bedst mulige priser for den rette kvalitet. Det er først, når kommunens ansatte gør brug af indkøbsaftalerne og ikke handler udenfor dem, at effekten opnås. Kun ved brug af aftalerne kan vi være sikre på, at produkterne eller ydelserne overholder vores krav, og at vi indkøber dem til den rette pris.

Kommunens regel for indkøb er derfor, at ved anskaffelser og varekøb er institutioner og medarbejdere forpligtet til at e-handle via kommunens indkøbssystem ved alle de indkøb, hvor det er muligt. Hele indkøbsprocessen og den efterfølgende fakturabehandling foregår derved fuldt elektronisk: Lige fra ordreafgivelse til fakturamodtagelse, bogføring og betaling til leverandør. 

Samfundsansvar
Fokus på at nedbringe CO2-udledning

Silkeborg Kommune har som mål, at virksomheden Silkeborg Kommune skal være CO2 neutral i 2025. Det har også betydning for vores indkøb, hvor vi i udbud stiller relevante krav, der bringer fokus på CO2-reduktion.

Ved indgåelse af indkøbsaftaler overvejes miljø- og klimaspørgsmål derfor, ligesom økologiske indkøb prioriteres, og hvor det skønnes relevant, opstilles der miljøorienterede udvælgelseskriterier, tildelingskriterier eller kontraktkrav i det omfang, det ikke strider mod gældende ret, herunder EU-direktivet. Fx vil der på områder som hårde hvidevarer, biler, IT og pc’er blive stillet krav til energimærkning og CO2-udledning i forbindelse med daglig drift. Ved målrettet at arbejde med miljø og klimahensyn bidrager Silkeborg Kommune også til at opfylde FNs 17 verdensmål for bæredygtig udvikling, hvor et af målene er at fremme bæredygtigt forbrug og produktion.

Reducere affaldsproduktionen

Med afsæt i Silkeborg Kommunens affaldsplan ønsker kommunen at sætte fokus på affald i forbindelse med indkøb. Kommunen ønsker at reducere affaldsproduktionen samt øge genanvendelsen. Gennem teknisk dialog med markedet har kommunens indkøbsfunktion fokus på at minimere brugen af plastik særligt brugen af plastformer, som ikke kan genanvendes. Dette indgår i kommunens udbud, når det vurderes relevant.

De frivillige udelukkelsesgrunde

Silkeborg Kommune ønsker ikke at indgå aftaler med virksomheder, som ikke overholder de frivillige udelukkelsesgrunde i Udbudslovens § 137, med mindre der foreligger en væsentlig begrundelse herfor. Disse frivillige udelukkelsesgrunde omhandler: Overtrædelse af miljømæssige-, sociale- og arbejdsretlige regler, konkurser m.m., alvorlig forsømmelse, der sår tvivl om ansøgernes eller tilbudsgiverens integritet, konkurrenceforvridende aftaler, tidligere misligholdelse af en offentlig kontrakt, forsøg på at påvirke ordregiverens beslutningsproces samt gæld til det offentlige på under 100.000 kr.

Skattely

Silkeborg Kommune ønsker at undgå at handle og/eller indgå aftaler om leverancer af varer eller tjenesteydelser med selskaber eller firmaer, der benytter skattely til at minimere overskud, henholdsvis minimere skat på udbyttebetaling. Ligeledes tilstræber kommunen at undgå at handle og/eller indgå kontrakter med selskaber eller firmaer, der for at undgå at få et skattemæssigt overskud, bedriver handel med egne datterselskaber eller lignende placeret i såkaldt skattelylande. På forlangende skal selskaber, der udfører aktiviteter for kommunen eller sælger varer til kommunen, redegøre for firmaets konstruktion, moderselskaber og datterselskaber, så der er fuld gennemsigtighed herom, herunder om de skattemæssige forhold.

Klausuler
Arbejdsklausuler

Silkeborg Kommune ønsker, med henvisning til ILO-konvention nr. 94 vedrørende løn og ansættelsesvilkår, at sikre ordentlige vilkår for medarbejderne hos leverandøren af udbudte ydelser.

Leverandøren forpligter sig til at sikre, at de ansatte, som leverandøren og eventuelle underleverandører beskæftiger med henblik på opgavens udførelse, har løn- og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesvilkår, som i henhold til kollektiv overenskomst, lovgivning eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art indenfor vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet skal udføres.

Silkeborg Kommune har tillid til, at leverandørerne overholder ovennævnte krav. Overholder leverandøren mod forventning ikke disse, og medfører dette et berettiget krav på yderligere løn fra arbejdstagerne, kan Silkeborg Kommune tilbageholde vederlag til leverandøren med henblik på at sikre arbejdstagerne de nævnte ansættelsesvilkår.

Silkeborg Kommune kan, hvis kommunen har begrundet mistanke om, at kravene ikke er overholdt, udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til denne forpligtelse. Leverandøren skal, efter skriftligt påkrav, fremskaffe relevant dokumentation fra såvel egne som eventuelle underleverandøren arbejdstagere. Dokumentationen skal være Silkeborg Kommune i hænde senest fem arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Relevant dokumentation kan fx være lønsedler, lønregnskab ansættelseskontrakter eller ansættelsesbeviser.

Sociale klausuler

Silkeborg Kommune ønsker ved konkurrenceudsættelser at opfordre kommunens leverandører til at tage socialt ansvar. Dette sker gennem dialog med leverandøren. Silkeborg Kommune kan, hvis det er muligt og forsvarligt i forhold til opgaven, gå i dialog med den valgte leverandør. Denne dialog vil finde sted efter tildeling af en kontrakt men før kontrahering. Dialogen vil tage udgangspunkt i hvilke muligheder, leverandøren har for at tage socialt ansvar. Dialogen vil blive genstand for et bilag til den indgåede kontrakt, som leverandøren efterfølgende er forpligtet til at opfylde. Den sociale klausul skal derfor ses som et kontraktvilkår, som bliver indarbejdet i udbudsmaterialet.

Uddannelsesklausuler

Silkeborg Kommune har en målsætning om, at 30 procent af en ungdomsårgang skal have en faglært uddannelse, hvorfor Silkeborg Kommune ønsker aktivt at tage del i denne udvikling og inviterer til dialog og interaktion med arbejdsmarkedets parter med det formål at optimere vilkår for uddannelse og tilgængelighed af lære- og praktikpladser.

Alle leverandører til kommunen opfordres til at tage ansvar i forhold til optimering af vilkår for uddannelse og oprettelse af lære- og praktikpladser. Leverandører forpligter sig til at deltage i dialogmøde med kommunen, når dette kræves.

Silkeborg Kommune har et medansvar for uddannelse af de nye generationer på arbejdsmarkedet – også når opgaven løses af andre via udbud. Kommunen vil medvirke til etablering af flere elev- og praktikpladser bl.a. ved, at der stilles krav til leverandører ved udbud og konkurrenceudsættelse om, at virksomheder, der udfører arbejde for kommunen (både ved bygge- og anlægskontrakter samt tjenesteydelseskontrakter), også tager et uddannelsesansvar.

Silkeborg Kommune stiller derfor krav om lærlinge i relevante udbud. Silkeborg Kommune vil som udgangspunkt stille krav om 1 lærling pr. 10 faglærte, der anvendes til at opfylde kontrakten. For leverandører, der ikke beskæftiger 10 medarbejdere, forpligter leverandøren sig til at gå i dialog med Silkeborg Kommune om etablering af praktikpladser, således der forholdsmæssigt anvendes samme antal lærlinge pr. antal faglærte til udførelse af kontrakten.

Manglende overholdelse af lærlingeklausulen kan medføre, at leverandøren/entreprenøren bliver pålagt at betale en bod. Kommunen anvender bod som en alternativ sanktion i de situationer, hvor kommunen ikke ønsker at hæve kontrakten. Kravet om lærlinge i relevante udbud kan Silkeborg Kommune stille ved at anvende lærlinge-/uddannelsesklausuler.

Socialøkonomiske virksomheder

Det er Silkeborg Kommunes klare hensigt at bakke op om socialøkonomiske virksomheder, og kommunen ønsker derfor at indgå forpligtende samarbejder med relevante leverandører, der er socialøkonomiske virksomheder. Dette kan ske for køb af varer og tjenesteydelser for under 500.000 kr., hvor der ikke er udbudspligt i henhold til Udbudsloven. I forbindelse med gennemførelse af udbud i indkøbsfællesskabet KomUdbud vil Silkeborg Kommune vurdere mulighederne for at indgå forpligtende samarbejder med socialøkonomiske virksomheder.

Samarbejde

Silkeborg Kommune ønsker, at indkøb- og udbudsområdet er præget af professionelt og konstruktivt samarbejde både internt og eksternt.
Nedenfor beskrives de forskellige sammenhænge, hvor der i dag er samarbejde. Derudover vil Silkeborg Kommune etablere samarbejde med øvrige samarbejdspartner, hvor det skønnes fordelagtigt.

Internt i kommunens organisation

Indkøb og udbud i Økonomi- og IT-staben er en serviceorganisation, der bidrager til optimering af kommunens indkøb og derved skaber frirum til udvikling af den kommunale driftsorganisation. Indkøb og udbud rådgiver de decentrale indkøbere og tilvejebringer attraktive indkøbsvilkår ved at gennemføre konkurrenceudsættelser.

Der arbejdes aktivt med inddragelse af brugere og fagpersoner i udbudsprocessen, implementeringen og brugen af aftaler. Når der forberedes udbud bliver der nedsat faggrupper, hvor Indkøb og udbud inddrager medarbejdere fra de afdelinger, der er hovedforbrugerne af de varer eller tjenesteydelser, der skal udbydes. Når udbud foretages i regi af KomUdbud eller SKI, arbejder Indkøb og udbud aktivt med inddragelse af kommunens afdelinger i udbuddene.

KomUdbud

Silkeborg Kommune er sammen med 14 andre jyske og fynske kommuner medlem af det fælleskommunale indkøbsfællesskab, KomUdbud. Formålet med samarbejdet er gennem fælles udbud at opnå økonomiske besparelser for de enkelte kommuner samt bruge færrest mulige ressourcer på at gennemføre udbuddene.

SKI

SKI er en indkøbsorganisation, som er ejet af staten og KL i fællesskab.

Regeringen og KL har besluttet, at der årligt skal etableres en række koordinerede og forpligtende indkøbsaftaler for kommunerne. Aftalerne skal bidrage til det effektiviseringsarbejde, som allerede er i fuld gang på indkøbsområdet i kommunerne.

Silkeborg Kommune deltager som udgangspunkt i alle de forpligtende SKI-udbud med mindre der er særlige forhold, der taler for, at Silkeborg Kommunes behov dækkes bedst på anden vis.

Leverandører

Der tilstræbes en saglig, åben og forretningsorienteret holdning til leverandørsiden. Silkeborg Kommune ønsker at være i dialog med leverandørerne om løsning af de indkøbsmæssige spørgsmål og ønsker indkøbsrelationer præget af gensidig tillid og respekt. Udbudsprocesserne skal være gennemskuelige, og det skal ikke være forbundet med unødigt store omkostninger for tilbudsgiverne at afgive tilbud.

Samtidigt forventer vi også, at kommunens leverandører indgår i et konstruktivt samarbejde, er loyale overfor de indgåede aftaler og overholder de krav, vi stiller.

OPI/OPS/OPP

Silkeborg Kommune er positivt indstillet overfor mulighederne for at indgå i Offentlig-privatinnovation (OPI), Offentlig-privat samarbejde (OPS) samt Offentlig-private partnerskab (OPP).

Konkurrenceudsættelse af egen opgaveløsning

Initiativet til konkurrenceudsættelse af tjenesteydelser, som kan føre til udlicitering, kommer typisk fra byrådet eller udvalgene, men det vil også kunne komme fra administrationen.

Ved konkurrenceudsættelser, som kan indebære rationalisering eller omstilling, herunder personalereduktioner, kontrolbud og / eller udlicitering, følger kommunen ”Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse” samt eventuelle lokalt aftalte retningslinjer for medindflydelse og medbestemmelse.

Når en kommunal driftsopgave i Silkeborg Kommune ønskes konkurrenceudsat, udarbejdes som klart udgangspunkt et kontrolbud.

Silkeborg Kommune iværksætter de fornødne midlertidige organisationsændringer for at sikre, at den enhed, som afvikler konkurrenceudsættelsen (den bestillende enhed) er uafhængig af den enhed, som udarbejder kontrolbuddet (den udførende enhed).

Den udførende enhed tilbydes den fornødne interne og eksterne bistand til at udarbejde kontrolbuddet.

Hvis der er behov herfor, får den udførende enhed en periode til at effektivisere og rationalisere sin opgaveløsning, inden konkurrenceudsættelsen igangsættes.

I så fald offentliggøres det, at der påtænkes gennemført en konkurrenceudsættelse, ligesom hovedtrækkene i det påtænkte serviceniveau og den overordnede kravspecifikation offentliggøres.

Silkeborg Kommune følger Økonomi- og Indenrigsministeriets regler om omkostningskalkulationer.

I forbindelse med konkurrenceudsættelser af en kommunal driftsopgave skal der bl.a. træffes beslutning om indholdet af udbudsmateriale samt tildeling af kontrakt efter endt konkurrenceudsættelse. Ved udbud, som kan medføre udlicitering af højst fem fuldtidsstillinger behandles disse beslutninger i fagudvalg og Økonomi- og Erhvervsudvalget. Kan det medføre udlicitering af mere end fem fuldtidsstillinger behandles sagen endvidere i byrådet.

Eventuelle annulleringer behandles af samme instans, som har taget stilling til konkurrenceudsættelsesmaterialet.

Retssikkerhed

Silkeborg Kommune henviser til regler om tavshedspligt og andre forvaltningsretlige regler, som eventuelt måtte gælde direkte efter lovgivningen.

Hvor det er relevant i forhold til opgaven, stiller Silkeborg Kommune endvidere supplerende forvaltningsretlige krav, så fx en udlicitering ikke indebærer en forringelse af borgernes retssikkerhed.

Silkeborg Kommune beskriver altid klagereglerne, så der ikke kan opstå tvivl om borgernes muligheder for at klage over leverandøren eller ydelserne.

Silkeborg Kommune tager også stilling til håndtering af personoplysninger ved hjemtagning eller overdragelse til andre leverandører.

Overdragelsesklausuler

Silkeborg Kommune tager i forbindelse med konkurrenceudsættelser, som kan føre til udlicitering, stilling til overtagelse af bygninger, udstyr, lejeaftaler og andre aktiver og rettigheder i tilfælde af, at der senere sker hjemtagning af opgaven eller overdragelse til andre leverandører.

Silkeborg Kommune medtager bestemmelser, som sikrer mod ”sikkerhedsopsigelser”, fx i form af bestemmelser, der forpligter den nuværende eksterne leverandør til tidligt at afklare med en eventuel ny leverandør (eller kommunen selv i tilfælde af hjemtagelse), om virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse.

Supplerende krav i relation til medarbejderne ved udlicitering

Virksomhedsoverdragelse

Ved udlicitering, hvor der vil ske overdragelse af medarbejdere fra kommunen til en ekstern leverandør, vil det fremgå udtrykkeligt af konkurrenceudsættelsesmaterialet, at virksomhedsoverdragelsesloven gælder.

Ligeledes vil Silkeborg Kommune indlede en proces som informerer medarbejderne om den forestående virksomhedsoverdragelse, jf. Retningslinjer ved udbud, som kan indebære rationalisering eller omstilling.

Silkeborg Kommune medtager bestemmelser, som sikrer mod ”sikkerhedsopsigelser” op mod kontraktens udløb, fx i form af bestemmelser, der forpligter den eksterne leverandør til tidligt at afklare med en eventuel ny leverandør (eller kommunen selv i tilfælde af hjemtagelse), om virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse

Tjenestemænd

Ved udlicitering, hvor tjenestemænd er blandt de berørte medarbejdere, afgøres det i samråd med den enkelte tjenestemand og den faglige organisation, om tjenestemanden skal udlånes, omplaceres eller fratræde.

Særlige uddannelsesklausuler

I det omfang der udliciteres opgaver, hvor kommunen er forpligtet til at tage praktikanter / elever ind – eller hidtil har haft praksis for at gøre det – stiller Silkeborg Kommune krav om, at den private leverandør løfter denne opgave i samme omfang som kommunen. Der stilles endvidere krav om, at leverandøren instruerer eleverne i et sådant omfang, at modtagelsen af elever ikke går ud over kvaliteten.

Kommunalt vundne udbud

Hvis kommunens kontrolbud viser sig at være det økonomisk mest fordelagtige (eller billigst, hvis tildelingskriteriet pris er anvendt), annulleres konkurrenceudsættelsen, og der indgås ikke kontrakt med nogle af tilbudsgiverne.

Herefter skal opgaven løses af kommunens selv (den udførende enhed) i overensstemmelse med kontrolbuddet ved intern kontraktstyring af den udførende enhed.

Den udførende enhed skal leve op til de samme krav til kvalitet, leveringssikkerhed, service over for kommunen (den bestillende enhed) mv., som hvis en ekstern leverandør havde vundet konkurrenceudsættelsen.

Silkeborg Kommune udfører som udgangspunkt kontrol på samme måde, som hvis der var tale om en ekstern leverandør.

Bygge- og anlægsopgaver

Silkeborg Kommune ønsker at skabe åbenhed omkring måden hvorpå, kommunen udbyder bygge- og anlægsopgaver, så der sikres en sund konkurrence om kommunens opgaver samt, at lokale virksomheder kan byde på opgaverne under hensyntagen til udbudsreglerne.

Hensigten med at skitsere retningslinjerne for, hvordan opgaverne skal tildeles er:

1. At få mest mulig effekt ved anvendelse af kommunens økonomiske midler.
2. Sikre at der sker overholdelse af ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet.
3. Sikre at opgaven bliver løst bedst mulig.

Silkeborg Kommune vurderer ved hvert projekt, hvilket regelsæt den pågældende opgave er omfattet af. Opgaverne vil blive udført indenfor enten Tilbudsloven*, Udbudsloven eller de forvaltningsretlige principper. Afgørende for hvilket regelsæt, der skal anvendes, er tærskelværdierne. Tærskelværdierne er de beløbsgrænser, der afgør, hvornår og hvordan en given kontrakt er omfattet af Udbudslovens regler**.

* Med Tilbudsloven menes der ”Bekendtgørelse af lov om indhentning af tilbud op visse offentlige og offentligt støttede kontrakter”.

** For nærmere beskrivelse af tærskelværdier indenfor bygge- og anlægsopgaver se udbudsregler

Håndværkerlisten 

Håndværksvirksomheder kan ved at tilmelde sig håndværkerlisten meddele deres interesse i at komme i betragtning, når Silkeborg Kommune skal have udført mindre bygge- og vedligeholdsopgaver. Alle leverandører, som ønsker at levere ydelser til Silkeborg Kommune, har mulighed for at blive optaget på denne liste, såfremt de opfylder fastsatte krav. Håndværkerlisten anvendes hovedsageligt ved udvælgelse af leverandører i forbindelse med underhåndsbud. Håndværkerlisten skal være med til at skabe et overblik over markedet, samt sikre at der sker afprøvning af markedet samt af de leverandører, som anvendes.

Valg mellem entrepriseformerne

I Silkeborg Kommune anvendes som udgangspunkt fagentrepriser. Ved meget store og/eller komplekse opgaver kan der blive taget konkret stilling til valget af entrepriseform til udførelsen af det pågældende projekt.

Sikkerhedsstillelse

Silkeborg Kommune stiller krav om sikkerhed i forbindelse med udførelsen af bygge- og anlægsopgaver. Dette gøres for at sikre kommunen overfor tab i forbindelse med eksempelvis en konkurs. Silkeborg Kommune stiller derfor krav om sikkerhed i forbindelse med bygge- og anlægsprojekter, som har en værdi på over 1 mio. kr. Kommunens krav om sikkerhedsstillelse vil som udgangspunkt følge principperne i AB-92/AB-18.

Årligt dialogmøde

Silkeborg Kommune afholder en gang årligt et dialogmøde for leverandører, hvor Kommunens planlagte opgaver indenfor bygge- og anlægsopgaver for det næste år vil blive gennemgået.

Fakta om kommunens indkøb

Silkeborg Kommune køber varer og tjenesteydelser for ca. 1,4 mia. kroner om året.

Tjenesteydelser udgør 1,1 mia. kr. og varekøb 200 mio. kr. Af varer køber kommunen fx fødevarer for 31 mio. kr. og sygeplejeartikler for 3 mio. kr. Kommunen modtager ca. 190.000 fakturaer om året.

Pr. 1. januar 2019 har kommunen 203 indkøbsaftaler på varer og tjenesteydelser. Af disse er 73 egne Silkeborg Kommune udbud, 15 er gennemført som fælles udbud med nabokommuner, 19 er gennemført som SKI-udbud og 96 gennemført via KomUdbud.

Vil du vide mere

Find rundt i begreberne om indkøb og udbud i vores indkøbs-ordbog

Find kommunens udbudsplan, aktuelle udbud og håndværkerlisten m.m.

Tilmeld dig nyhedsbrev om kommunens udbud.

Kontakt

Leder af Indkøb og udbud
Søren Boisen
soren.boisen@silkeborg.dk