Retningslinjer for benyttelse af Silkeborg Kommunes parkområder til arrangementer

1. Politik

Alle borgere har fri adgang til kommunens parkområder.

Silkeborg Kommune ønsker derudover at parkområderne, i det omfang de er egnede, benyttes til afvikling af egentlige arrangementer.

Silkeborg Kommune ønsker, at parkområderne skal benyttes til en bred vifte af arrangementer. På den baggrund er det muligt for foreninger, skoler og institutioner at låne parkområderne til arrangementer. Der skelnes ikke mellem foreninger, der er godkendt under folkeoplysningsloven og foreninger der ikke er. Alle foreninger kan på lige fod gøre brug af områderne.

Parkområderne stilles uden betaling til rådighed for foreninger, skoler og institutioner på samme måde som kommunale lokaler stilles til rådighed for foreninger med flere uden betaling. Dog betales der for strøm i forbindelse med koncerter.

Silkeborg Kommune ønsker også at borgere og virksomheder skal have mulighed for at benytte parkområderne til afholdelse af arrangementer. Derfor er det muligt for borgere og virksomheder – afhængig af arrangementets karakter – at låne eller leje et parkområde.

Om der skal ske betaling eller ej afgøres af om offentlighedens adgang til parkområdet begrænses – f.eks. ved opstilling af telt eller anden afgrænsning.

Borgere betaler for leje af et parkområde til afholdelse af et arrangement på et afgrænset område på samme måde, som borgeren ellers skulle betale for leje af et forsamlingshus, festlokale eller lignende til afholdelse af arrangementet.

Borgere betaler dog en lavere leje end virksomheder, da arrangementerne ikke er kommercielle.

Silkeborg Kommune ønsker i forbindelse med afholdelse af et arrangement på et parkområde at give mulighed for at arrangøren kan låne kommunens materiel
(afspærringsmateriel, affaldsstativer, skilte m.v.) i det omfang det forefindes.

Udlån sker på lige fod med det materiel, der uden betaling stilles til rådighed for f.eks. idrætsforeninger i forbindelse med træning, stævner osv.

2) Betaling

Leje af parkområde pr. dag inkl. strøm og vand

Uden opstilling af telt/begrænsning af offentlighedens adgang:

• Foreninger, skoler og institutioner: *Gratis
• Borgere: Gratis
• Virksomheder: Gratis

Ved opstilling af telt/begrænsning af offentlighedens adgang:

• Foreninger, skoler og institutioner: *Gratis
• Borgere: 925,00
• Virksomheder: **1.745,00

* Ved afholdelse af koncerter er der dog betaling af strøm efter forbrug

** Pris er ekskl. strøm og vand

3) Oversigt over parkområder, der er velegnede til afholdelse af arrangementer

• De små Fisk ved Sejs
• Lunden i Silkeborg
• Cirkuspladsen ved Kastaniehøjvej
• Indelukket
• Parkområder ved Sølystvej
• Fællesparken i sydbyen
• Lyngsøparken
• Østre Søbad
• Vestre Søbad
• Grusbanen og amfiteatret på Bjerget i Kjellerup
• Hinge Søbad
• Ans Søbred
• Lunden i Them
• Det gamle jernbaneterræn i Fårvang

4) Ansøgning

Der skal altid søges om benyttelse af et parkområde til afholdelse af et arrangement. Det gælder uanset om ansøgeren er en forening, en borger eller en virksomhed, og uanset om det drejer sig om lån eller leje af området.

Ansøgning om lån eller leje af et parkområde til et arrangement skal ske skriftligt. Ansøgningen skal indeholde en beskrivelse af arrangementet. Herudover oplysninger om:

• på hvilket område arrangementet ønskes afholdt
• i hvilket tidsrum parkområdet benyttes
• om der opstilles telt
• hvor mange personer arrangementet omfatter
• øvrige praktiske forhold

Ansøgeren skal i ansøgningen anføre sine kontaktoplysninger:

• Arrangørens navn
• Kontaktpersonens navn, Adresse, Telefonnummer, E-mail adresse
• Virksomheder skal desuden oplyse virksomhedens CVR nummer.

Ansøgning om lån af et parkområde sendes i god tid og senest en måned inden arrangementets afholdelse til Kultur- og Fritidsafdelingen.

Der kan maksimalt reserveres parkområder til arrangementer for indeværende og kommende år.

5) Hvem kan søge?

Tilladelse er ikke afhængig af hvem, der er arrangør.

Arrangøren kan være en forening med vedtægter, en borger eller en virksomhed.

Ingen ansøgere har fortrinsret frem for andre. Det betyder, at eksempelvis borgere hjemmehørende i Silkeborg Kommune ikke har fortrinsret frem for borgere hjemmehørende i en anden kommune, at lejere ikke har fortrinsret frem for lånere osv.

Parkområderne udlånes og udlejes således efter først til mølle princippet.

Der udlånes og udlejes ikke parkområder til arrangørere under 18 år.

6) Behandling af ansøgningen

Parkområderne kan principielt benyttes til arrangementer af enhver art.

Tilladelse er afhængig af arrangementets karakter og belastning af området.

Kultur- og Fritidsafdelingen vurderer i hvert enkelt tilfælde, om der kan gives tilladelse til afholdelse af det ansøgte arrangement på det pågældende område.

I vurderingen af om tilladelse kan gives til det enkelte arrangement indgår at den almene adgang til området ikke begrænses væsentligt ligesom hensynet til eventuelle konsekvenser for områdets tilstand og de tilstødende naboer indgår.

Kultur- og Fritidschefen har bemyndigelse til at træffe den endelige afgørelse. I tvivlstilfælde forelægges sagen Kultur- og Fritidsudvalget til afgørelse.

7) Vilkår

Parkområdet
Silkeborg Kommune sørger for vedligeholdelse og renholdelse af de kommunale parkområder.

Toiletfaciliteter
Parkområderne stilles til rådighed med adgang til toiletfaciliteter i det omfang de forefindes. Toiletfaciliteterne må gerne benyttes i forbindelse med et arrangement.

Silkeborg Kommune sørger for vedligeholdelse samt renholdelse af de toiletfaciliteter, der forefindes på områderne. Der sker ikke ekstra rengøring i forbindelse med arrangementer.

Toiletfaciliteterne skal efter afholdelse af et arrangement efterlades opryddet. Hvor der er tale om aflåste toiletter, skal toiletterne efter arrangementet efterlades rengjorte.

Ved større arrangementer skal arrangøren sikre, at der er de fornødne toiletfaciliteter i forhold til størrelsen af arrangementet, såfremt de stationære toiletter ikke har
kapacitet nok. Arrangøren skal selv sørge for tilkobling og afholdelse af udgifter til forsyningsnet af indlejede toiletvogne.

Vand
Parkområderne stilles til rådighed med adgang til vand i det omfang det forefindes.

Ved betaling for vand aflæses måler før og efter arrangementets afholdelse, og der betales efter forbrug.

Strøm
Parkområderne stilles til rådighed med adgang til strøm i det omfang det forefindes.

Ved betaling for strøm aflæses måler før og efter arrangementets afholdelse, og der betales efter forbrug.

Oprydning
Parkområdet skal efter et arrangementets afholdelse efterlades opryddet for papir, affald m.v.

Sker oprydning m.v. efter arrangementets afholdelse ikke, vil Silkeborg Kommune sørge for oprydningen på arrangørens regning.

Skader på parkområdet
Arrangøren bærer det fulde ansvar for eventuelle skader på belægning, beplantning og lignende, som kan henføres til arrangementet.

Ved skader reetableres det ødelagte af Silkeborg Kommune på arrangørens regning.

Der må ikke ske beskæring eller fældning af beplantning på parkområdet, og der må ikke ophænges plakater og reklamer i beplantningen.

Lån af materiel
Silkeborg Kommune kan i forbindelse med afholdelse af et arrangement på et parkområde tilbyde at udlåne og levere følgende af kommunens materiel i det omfang det forefindes:

• Afspærringsmateriel
• Affaldsstativer
• Skilte ("Parkering forbudt" m.fl.)
• Små flagstænger

Kultur- og Fritidsafdelingen vurderer ønske om lån af materiel i hvert enkelt tilfælde i forhold til det konkrete arrangement.

Alle ansøgere kan uden betaling låne ovenstående materiel.

Er der behov for adgang til en del af parkområdet, der er afspærret med bom, er der mulighed for at låne nøgle til bommen.

Musik
Musik ved et arrangementets afholdelse – live, via anlæg m.v. – skal normalt ophøre senest kl. 24.00.

Der kan i særlige tilfælde dispenseres herfra, således at der efter en vurdering kan fastsættes et alternativt ophørstidspunkt for musikken – f.eks. kl. 23.00 eller kl. 01.00.

Tidspunktet for ophør vil blive fastsat ud fra hensyn til omkringliggende bebyggelse m.m.

Overnatning
Overnatning tillades i udvalgte kommunale parkområder.

Vilkår for overnatning:

• Parkområdet skal være egnet til overnatning
• Overnatning tillades til arrangementer efter ansøgning, hvor overnatningen er en integreret og meningsfuld del af arrangementet, og hvor arrangementet varer mere end én dag.
  For kommercielle aktører kan det være: Cirkus, festival, naturoplevelsesarrangementer mv.
  For foreninger kan det være: Spejderlejre, festivaler mv. Det er op til ansøger selv at ansøge om tilladelse til indretning af aktivitets-/overnatningsplads hos Silkeborg kommunes Teknik- og Miljøafdeling.
  
  

Depositum
Der kan efter vurdering ved mindre arrangementer opkræves depositum forud for afholdelse af arrangementet.

Ved større arrangementer opkræves der før arrangementets afholdelse et depositum på minimum 5.000 kr. til dækning af eventuelle reetableringsudgifter samt skader på lånt materiel.

Kontakt til Kultur- og Fritidsafdelingen ved større arrangementer
Ved afholdelse af et større arrangement, kan arrangøren forvente afholdelse af et eller flere planlægningsmøder samt eventuelt et evalueringsmøde med Kultur- og Fritidsafdelingen. Der skal laves en indretningsplan for arrangementet til Kultur- og Fritidsafdelingen.

I tilfælde af heldagsregn i dagene op til arrangementets afholdelse tager Kultur- og Fritidsafdelingen initiativ til en drøftelse af områdets tilstand med henblik på at aftale foranstaltninger, der kan afhjælpe eventuelle skader.

Efter afholdelse af et arrangement skal arrangøren deltage i et afleveringsmøde med Kultur- og Fritidsafdelingen, hvor området vil blive synet.

Bortskaffelse af affald
Bortskaffelse af dagrenovationslignende affald i Silkeborg Kommune skal indsamles og transporteres af kommunens entreprenør på området.

Der skal derfor ved planlægningen af bortskaffelse indgås aftale om leje og tømning af containere med det firma, der anvises af Kultur- og Fritidsafdelingen.

Andet
Plakatsøjler i Silkeborg by kan frit benyttes til opklæbning af plakater.

8) Tilladelse

Skriftlig tilladelse til afholdelse af arrangementer på

parkområder gives af Kultur- og Fritidsafdelingen. Vilkår for benyttelse af det enkelte parkområde fremgår af tilladelsen.

Arrangøren skal selv sørge for at indhente de fornødne tilladelser ved politi og evt. anden myndighed.

Det oplyses i tilladelsen at:

• Ved ønske om ophængning af plakater i lysmaster uden luftledning, skiltning ved indfaldsveje og afspærring af vejareal sendes ansøgning til Teknik og
  Miljøafdelingen. Ved ønske om ophængning af plakater i lysmaster med luftledning sendes ansøgning til EnergiMidt.
• Ved ønske om opstilling af festtelt til mere end 150 personer skal der desuden ansøges om dette ved Silkeborg Brand og Redning. I ansøgningen skal der vedlægges en tegning over teltets indretning med borde og stoleopstilling, brandslukningsudstyr, flugtvejsarealer, nød- og panikbelysning og nødudgange.

9) Retningslinier

Retningslinier for benyttelse af Silkeborg Kommunes parkområder til arrangementer er gældende fra 01.01.2008.

Retningslinierne gælder også for arrangementer, som afholdes på parkområder, hvor der er indgået aftale om benyttelse/anvendelse af parkområdet med f.eks. en
borgerforening.

Retningslinierne gælder desuden for arrangementer, som afholdes på idrætsanlæg (idrætsarrangementer undtaget).

Der er særskilte retningslinier for udlån af kommunale områder til afbrænding af Sankt Hans bål.