Retningslinjer for lån af skolelokaler

Lovgrundlag og afgrænsning

 Retningslinjerne er udarbejdet i henhold til følgende:

• Folkeoplysningslovens kapitel 6 (Anvisning af lokaler og udendørsanlæg)
• Folkeskolelovens § 2, stk. 2, (Om den enkelte skoleleders ansvar for at fastlægge undervisningens organisering og tilrettelæggelse)
• Kommunalfuldmagtens regler

Retningslinjerne forholder sig ligeledes til Silkeborg Kommunes ejendomsstrategi.

Retningslinjerne gælder for lån af lokaler på Silkeborg Kommunes folkeskoler.

Retningslinjerne gælder ikke for:

1. Idrætshaller og gymnastiksale. Lån og udlejning af idrætshaller og gymnastiksale har
   egne særskilte retningslinjer, som ligger på kommunens hjemmeside.
2. Overnatning. Lån og leje af lokaler til overnatning har egne særskilte retningslinjer,
   som ligger på kommunens hjemmeside.

Definition: Lånere bliver i retningslinjerne omtalt under betegnelsen "brugere".

Generelle regler

Skolelokaler kan ikke udlejes til enkeltborgere, virksomheder eller til kommercielle formål.

Skolelederen har kompetencen til at beslutte, om skolens lokaler er ledige til benyttelse til andre formål end skolens almindelige driftsopgaver.

Udsættes et eller flere lokaler for særlig slitage som følge af udlån og skønner skolelederen, at dette får konsekvenser for lokalernes primære formål (undervisning), kan skolelederen gå i dialog med Områdelederen om, at disse lokaler helt eller delvist undtages fra udlån.

Det er ikke tilladt at låne lokaler videre til andre end dem, som skolen har lånt lokalet til.

Retningslinjerne gælder for lån af skolens lokaler uden for skoletiden, og når de ikke bruges til skolens aktiviteter i øvrigt. På hverdage kan lokalerne bruges indtil kl. 22.00 (lokalet forlades senest kl. 21.45) samt i weekender. Lokalerne udlånes som udgangspunkt ikke i skolernes
sommerferie.

Brugeren undersøger gennem fritidsportalen.silkeborg.dk, hvornår det enkelte lokale er ledigt.

Skolernes lokale regler

Ud over disse retningslinjer kan den enkelte skole have yderligere lokale regler, som brugeren også skal overholde i forbindelse med lån af lokaler på skolen. Det kan fx være regler om:

• Særlige regler for ophold i enkelte lokaler (fx at man ikke må have sko på i et bestemt lokale, arbejdsmiljøregler eller sikkerhedsregler i fx et sløjdlokale)
• Særlige regler om udstyr i det enkelte lokale
• Affaldshåndtering
• Aflysning af lånet
• Aflåsning efter brug af lokalet
• Alarm
• Ansøgningsfrist
• Lån af nøgler/adgang til lokalet
• Oprydning (særlige regler for enkelte lokaler)
• Parkering
• Rygning

Skolen gør brugeren opmærksom på sine lokale regler.

Principper for udlån

Prioriteringen af lån af skolelokaler uden for skoletiden er som følger:

1. Skolens eget brug (eget lån)
2. Andre kommunale institutioner (lån)
3. Folkeoplysende foreninger (lån)
4. Andre foreninger og grupper (lån)

1. Skolens eget brug (eget lån)

Skolens eget brug af skolelokaler har førsteprioritet også ved brug uden for skoletiden. Brugen skal være relevant for undervisningen af skolens elever og høre til den almindelige drift af skolen som fx forældremøder, personalemøder, elevrådsmøder, skole-hjem-samtaler, skolefester, informationsmøder omkring skolen, personalearrangementer, m.fl.

Under skolens eget brug hører også forældres lån af skolelokaler til klassearrangementer fx julepyntning af klasselokalet, overnatning i klasselokalet eller lignende.

Det er skolelederen, som vurderer, om aktiviteten er en del af skolens almindelige driftsopgaver.

2. Andre kommunale institutioner (lån)

Andre kommunale institutioner kan låne ledige skolelokaler uden betaling.

3. Folkeoplysende foreninger (lån)

Kommunen er efter folkeoplysningsloven forpligtet til at anvise ledige kommunale lokaler til
godkendte folkeoplysende foreningers aktiviteter i det omfang, at skolen har egnede lokaler. 

Prioritering af folkeoplysende foreningers aktiviteter:

1. Aktiviteter for børn og unge
2. Folkeoplysende voksenundervisning (aftenskoleundervisning)
3. Aktiviteter for voksne

Ved anvisning af lokaler, der er særlig egnede til folkeoplysende virksomhed for handicappede, skal anvisning til sådan ske før anden anvisning.

Kommunens Kultur- og Borgerserviceafdeling kan oplyse, om en forening er godkendt som folkeoplysende forening.

Folkeoplysende foreninger kan låne ledige skolelokaler uden betaling.

4. Andre foreninger og grupper (lån)

Der er tradition for, at kommunen aktivt medvirker til at skabe rammer for det kulturelle og politiske liv, m.v., specielt som det udfolder sig i lokale foreninger fx grundejerforeninger, beboerforeninger, lokalråd, sociale foreninger, mm.

Skolen må i begrænset omfang udlåne lokaler til andre ikke-folkeoplysende foreninger og grupper.

Faglokaler stilles som udgangspunkt ikke til rådighed for andre foreninger og grupper.

Kriterier for andre foreninger eller grupper ved lån af lokaler:

• At foreningen/gruppen er hjemhørende i Silkeborg Kommune.
• At foreningen/gruppen er organiseret med vedtægter, bestyrelse og har mindst 5 aktive betalende medlemmer eller er åben for alle borgere.
• At foreningen/gruppen har kontinuerlige aktiviteter.
• At arrangementet er åbent for alle og har som formål at støtte almenvellet eller at arrangementet sker som led i foreningens/gruppens aktiviteter.
• At foreningen ikke modarbejder demokrati i Danmark.

Ledige skolelokaler må, hvis ovenstående kriterier opfyldes stilles til rådighed for ikkefolkeoplysende foreninger og andre grupper uden betaling.

Ret og pligt – det skal brugere være opmærksomme på

Det lånte lokale

Det lånte lokale stilles til rådighed med lys, vand og varme. Der er tale om den sædvanlige rengøring af lokalet i forbindelse med det givne lån, og der tilbydes ikke ekstra rengøring som følge af lån af lokalerne.

Klasselokaler stilles til rådighed med det inventar, der normalt befinder sig i lokalet fx borde, stole og fastnaglede projektorer. Trådløst netværk kan tilgås via Silkeborg Kommunes hotspot. Computere stilles ikke til rådighed.

Faglokaler stilles til rådighed med borde, stole og det inventar, som knytter sig til anvendelse
af faglokalet fx symaskiner, ovne, høvlebænke, sakse, instrumenter, mm.

Klasselokaler og faglokaler stilles ikke til rådighed med forbrugsmaterialer fx sukker, mælk,
garn, tråd, træ, maling, papir, pensler, mm.

Det er som udgangspunkt ikke muligt at få opbevaret eget udstyr og forbrugsmaterialer. Der
kan dog træffes aftale om opbevaring, hvis skolen vurderer, at de har plads til det.

Toiletfaciliteter stilles til rådighed inklusive forbrugsartikler.

Ansøgning om lån digitalt

Brugeren søger om lån af et skolelokale via fritidsportalen.silkeborg.dk 

Det er brugeren og skolen, der indgår aftale om eventuelle praktiske forhold i forbindelse med lånet.

Korrekt benyttelse og oprydning

Lokalet må kun benyttes til den aktivitet, som der er ansøgt om.

Brugeren må gerne flytte på lokalets borde og stole, men lokalet skal afleveres i samme stand og opstilling, som det blev modtaget af brugeren. I tilfælde hvor skolen vurderer, at der ikke er foretaget den nødvendige oprydning, og der derfor er behov for rengøring efter lånet, skal skolen sende en regning på dette arbejde.

Brugeren skal fjerne eget affald fra lokalet.

Brugeren har forpligtelse til at overholde skolens lokale regler og øvrige regler, om knytter sig til brugen af lokalet samt at respektere lokalets undervisningsmateriel.

Skader og forsikring

Alle Silkeborg Kommunes bygninger er forsikret med bygningsbrand- og løsøreforsikring. Skader på kommunens bygninger og inventar, som er opstået i forbindelse med udlånet, melder låner hurtigst muligt til skolen, som herefter kontakter Forsikringsteamet og anmelder skaden.

Skadesanmeldelsen skal indeholde hændelsesbeskrivelse, dokumentation og kontaktoplysninger om skadevolder. Vurderes brugeren at være erstatningsansvarlig for
skaden, vil der blive fremsendt et erstatningskrav fra Forsikringsteamet.

Såfremt brugeren medbringer sine egne ting, og de skal opbevares på skolen i et lånt lokale, skal brugeren selv tegne en løsøre- og tyveriforsikring.

Brugerne skal desuden selv sørge for at tegne de fornødne forsikringer såsom ansvar- og ulykkesforsikringer. 

Aflysning af reservation

Bruger har pligt til at meddele, hvis de alligevel ikke skal bruge lokalet, eller hvis de skal bruge det i et kortere tidsrum end booket, så andre kan få glæde af lokalerne. Alle ubenyttede, tildelte tider skal aflyses via fritidsportalen.silkeborg.dk

Hvis der er tale om aflysning af en hel sæsonbooking, skal foreningen foretage aflysningen via fritidsportalen.silkeborg.dk.

Tider kan blive aflyst, enten fordi skolen selv skal bruge lokalerne, eller fordi en anden forening har fået tilladelse til at bruge lokalerne til et enkeltarrangement (fx turnering el.lign.)

Ønske om bestemt lokale

En bruger kan ønske at låne et bestemt lokale men kan ikke stille krav om det. Hvis der er flere lokaler, der er egnede til formålet, er det skolen, der afgør hvilket lokale, der stilles til rådighed for brugeren.

Hvis brugeren og skolen er uenige om lokalets egnethed, er det skolelederen, der afgør sagen.

Ønske om sæsonlån

Folkeoplysende foreninger kan søge om lån af et eller flere lokaler for en hel sæson.

Brugeren søger om lån af et skolelokale for en sæson via fritidsportalen.silkeborg.dk.

I tilfælde hvor der i en given sæson er så stor søgning på lån af skolelokaler uden for skoletiden, at mange ønsker ikke kan opfyldes, og der er behov for en større koordinering med flytning af brugere til andre skoler, vil det være Kultur- og Borgerserviceafdelingen, der står for en decideret sæsonfordeling af lokalerne.

Brugere og skoler kan begge gøre Kultur- og Borgerserviceafdelingen opmærksom på, hvis der er behov for dette.