Rettighedsguiden - Din sag hos Silkeborg Kommune

Du har altid ret til at søge hjælp hos kommunen, og du har krav på en skriftlig afgørelse med en begrundelse. Du kan søge om mange ting hos kommunen, fx økonomisk hjælp i en svær situation, praktisk hjælp til at få din hverdag til at hænge sammen eller hjælp til dit barn.

Når en myndighed som fx en kommune skal behandle en sag, skal det ske efter det, der kaldes god forvaltningsskik. Det er en række normer og principper for, hvordan myndigheder bør opføre sig i forhold til borgerne. Kommuner skal bl.a. optræde venligt og hensynsfuldt og handle på en måde, der styrker tilliden til den offentlige forvaltning. God forvaltningsskik indebærer, at en myndighed bør indrette sig, så den er åben og tilgængelig for borgerne. Det betyder blandt andet, at der er hensigtsmæssige åbningstider for personlige og telefoniske henvendelser, at ventetider ikke er urimeligt lange, at telefonopkald besvares og at den fysiske indretning tilgodeser behov for diskretion fx på kommunernes borgerservicecentre og i andre venteområder.

Du har altid ret til at blive inddraget i din egen sag.

For at kommunen kan tage stilling til din ansøgning eller din anmodning om hjælp, har kommunen brug for at få en række oplysninger. Du har derfor pligt til at bidrage med de oplysninger, kommunen skal bruge for at kunne træffe en afgørelse. En kommune har pligt til i relevant omfang at undersøge en ansøgning, så det sikres, at kommunen træffer den rigtige afgørelse. En kommune må hverken indhente færre eller flere oplysninger end dem, der vurderes nødvendige for at kunne træffe en afgørelse.

Kommunen har pligt til at behandle din ansøgning hurtigst muligt. Du vil altid kunne se fristerne for, hvor lang den forventede sagsbehandlingstid er på hvert enkelt sagsbehandlingsområde, for eksempel voksenområdet, Teknik & Miljø-området osv. via kommunens hjemmeside.

Sagsbehandlingsfrister kan ses her.

En kommune har notatpligt i sager, hvor der vil - eller kan - blive truffet en afgørelse. Notatpligten indebærer, at kommunen hurtigst muligt skal lave et notat, der fortæller om de oplysninger, som kommunen har fået. En medarbejder skal derfor lave et notat, når medarbejderen mundtligt eller på anden måde modtager oplysninger om sagen, der er af væsentlig karakter. På samme måde skal sagsbehandleren journalisere væsentlige dokumenter, som modtages, fx lægepapirer eller breve fra dig. Det er den enkelte sagsbehandler, som vurderer, hvad der er af væsentlig karakter. Hele formålet med reglerne om notatpligt og journalisering er, at oplysningerne kan findes frem, når der er brug for det. Notaterne bidrager også til, at det efterfølgende er klart, hvad der er sket i en sag. Notatpligten understøtter derfor også din mulighed for via aktindsigt at forstå, hvad der er sket undervejs i behandlingen af din sag.

Enhver, der har en sag hos kommunen, kan bede om aktindsigt i sin egen sag. Det betyder, at du kan få de oplysninger, kommunen har om din ansøgning eller det emne, du ønsker indsigt i. Hvis de indholdsmæssige krav til anmodningen ikke er opfyldt, bør kommunen vejlede dig og eventuelt gå i dialog med dig om, hvad der skal til, for at myndigheden kan behandle anmodningen. Der kan også være grund til at vejlede eller gå i dialog, hvis der er tvivl om, hvordan anmodningen skal forstås og afgrænses, så du får tilsendt de oplysninger, der er relevante.

Du kan som borger i en kommune altid bede om aktindsigt i en sag, der ikke vedrører en bestemt person. Det kan fx være et ønske om at vide mere om et skolebyggeri.

Det er myndigheden, som beslutter, hvilken sagsbehandler, du får. Du har altid ret til at bede om at få en ny sagsbehandler, hvis du ikke har følt dig ordentligt behandlet, eller hvis kemien ikke er god imellem jer. Det er lederen af den afdeling, din sag er i, som beslutter, om du kan få en anden sagsbehandler, og du har ret til at få et begrundet afslag, hvis dit ønske ikke bliver imødekommet.

Kommunen har en pligt til at vejlede dig, til at imødekomme dit behov for information, og til at undgå, at du på grund af uvidenhed eller misforståelser ikke får det, du har ret til. Kommunen skal således i nødvendigt omfang vejlede og rådgive dig, når du henvender dig med spørgsmål hos kommunen. Hvis din henvendelse drejer sig om psykiatri, udsatte eller handicap, har kommunen en udvidet pligt til at vejlede. Det vil sige, at kommunen skal vejlede dig om alle muligheder for hjælp og støtte inden for kommunens samlede område. Det kunne fx være økonomiske ydelser eller praktisk hjælp, som du vil kunne søge i andre afdelinger af kommunen. Vejledningen bør sikre, at du får en tilstrækkelig orientering om, hvilken betydning reglerne har, og hvordan du lettest og hurtigst kan opfylde de krav, der følger af lovgivningen.

Det kan være krævende at have en sag hos kommunen. Derfor kan du have behov for hjælp eller støtte fra andre, så dine interesser bliver varetaget bedst muligt. Du har altid ret til at tage en bisidder med til et møde med kommunen. En bisidder er en person som du vælger at tage med, fx en pårørende. En bisidder kan hjælpe dig med at få sagt det, du gerne vil sige, og bisidderen kan være et ekstra øre til mødet.

En anden mulighed er, at du lader dig repræsentere eller får en partsrepræsentant. Det betyder, at du giver en anden person fuldmagt til at tale og handle på dine vegne i en bestemt sag eller situation. Personen, som du giver fuldmagt, vil kunne sige ja eller nej til tilbud på dine vegne. Du bestemmer selv hvem der er din partsrepræsentant og du kan til enhver tid give kommunen besked om, at du ikke længere ønsker at lade dig repræsentere af en anden.

Du kan finde fuldmagtsskabeloner til fri afbenyttelse på silkeborg.dk/borgerraadgiver

Kommunens ansatte har tavshedspligt om din sag. Det betyder, at kommunens medarbejdere ikke må videregive dine oplysninger til andre, som ikke har noget med din sag at gøre. Der er dog undtagelser, som er fastsat af særlige regler. Kommunens ansatte har fx pligt til at underrette de sociale myndigheder, hvis der er en alvorlig bekymring for et barn, eller Politiet hvis en ansat bliver opmærksom på, der foregår noget ulovligt.

Når kommunen skal afgøre din sag, skal du som hovedregel have mulighed for at kommenterer de oplysninger, kommunen har fremskaffet, og som du ikke allerede har kendskab til. Det skal ske, før kommunen træffer en afgørelse. Kommunen har pligt til på eget initiativ at partshøre dig. Manglende partshøring kan føre til, at der træffes en forkert afgørelse, fordi grundlaget for afgørelsen er forkert eller utilstrækkeligt. Hvis reglen om partshøring ikke er overholdt, vil det kunne føre til, at afgørelsen i sagen er ugyldig, og at myndigheden skal behandle din sag på ny.

En kommunes afgørelser skal begrundes, medmindre du får fuldt medhold. Grundlaget for en afgørelse skal være saglig og fyldestgørende. En begrundelse kan desuden hjælpe dig med bedre at forstå afgørelsen og øge din tillid til kommunen. Endelig giver en begrundelse dig muligheden for at tage stilling til, om du ønsker at klage over afgørelsen.

Du har krav på at få en konkret og individuel vurdering af din sag. Det betyder, at kommunen skal tage udgangspunkt i din situation, dine behov og dine forudsætninger. Der er i lovgivningen krav om, at kommunen i sin vurdering skal tage et økonomisk hensyn. Det betyder, at du ikke nødvendigvis har krav på den dyreste løsning, men at kommunen gerne må have bestemte serviceniveauer. Det kan fx være, hvor ofte der kan ydes hjemmehjælp, eller hvor mange børn, der er i forhold til antallet af voksne i en børnehave.

Hvis du vælger at klage over en afgørelse, har kommunen som oftest fire uger til at behandle din klage. Behandlingen indebærer, at kommunen skal lave genvurdere din ansøgning på baggrund af din klage. Vælger kommunen at fastholde den oprindelige afgørelse, bliver din sag oftest sendt videre til en anden, uafhængig myndighed. Det er som oftest Ankestyrelsen. Det er kommunens opgave at sende din klagesag videre med de relevante dokumenter. Herefter vil din sag blive vurderet af den pågældende uafhængige myndighed igen. Hvis din klage medfører, at kommunen ændrer sin afgørelse, vil du modtage en ny afgørelse, som indeholder en ny begrundelse og en ny klagevejledning, hvis du ikke får fuldt medhold.

Din sagsbehandler må ikke være inhabil. Det betyder, at din sagsbehandler ikke må træffe en afgørelse i en sag, hvor der kan eller vil kunne opstå en interessekonflikt i forhold til dig og din sag. Formålet er at sikre, at sagsbehandleren kun anvender saglige hensyn, når der træffes en afgørelse i din sag, og at disse saglige hensyn vil føre til den samme afgørelse, lige meget hvilken sagsbehandler eller kommune, som havde truffet afgørelsen. Det er den pågældende afdeling, der vurderer, om der er tale om inhabilitet.

Har du spørgsmål til dine rettigheder i forbindelse med kommunens behandling af din sag, er du altid velkommen til at kontakte kommunens borgerrådgiver Jakob Frost på tlf. 20 43 17 08.