Pressepolitik

Det er en pressepolitik, som er baseret på tillid til, at medarbejdere og ledere kan forvalte det ansvar og den frihed, de har til at tale med medierne som repræsentanter for Silkeborg Kommune.

Pressepolitikken omhandler ikke ansattes private ytringsfrihed.

Åbenhed og gennemsigtighed (se note 1)

Silkeborg Kommune er en offentlig virksomhed. Vi er underlagt en betydelig offentlig bevågenhed, fordi vi er en politisk styret organisation, og fordi vi har ansvaret for en lang række vigtige velfærds- og myndighedsopgaver med betydning for menneskers og virksomheders liv og hverdag.

Derfor er vi bevidste om, at offentligheden, medier, borgere, brugere, erhvervsliv, foreninger, interesseorganisationer, medarbejdere, andre myndigheder og samarbejdspartnere har en berettiget forventning om, at vi kommunikerer åbent og gennemsigtigt om vores aktiviteter.

Troværdig, synlig, kompetent og innovativ

Silkeborg Kommune er en af Danmarks store kommuner. Medierne spiller en væsentlig rolle for vores eksterne profilering og for meningsdannelsen i vores omverden. Vi bruger medierne til formidling af informationer og til at profilere Silkeborg Kommune. Medierne bruger Silkeborg Kommune som leverandør af historier, især omkring vores vigtige samfundsmæssige opgaver og vores rolle som en meget stor arbejdsplads.

Derfor ønsker vi et professionelt forhold til medier, journalister og fotografer med henblik på at fremstå som en troværdig, synlig, kompetent og innovativ virksomhed.

1. Hvad er et professionelt forhold til medierne?

Silkeborg Kommune ønsker et professionelt forhold til medierne. Det betyder bl.a.:

• Vi er let tilgængelige: Vi ønsker størst mulig åbenhed og gennemsigtighed, og derfor skal medierne have let adgang til kilder og information i Silkeborg Kommune.
  
  
• Vi reagerer hurtigt: Efter mediernes deadline er det for sent at få vores synspunkter repræsenteret. Vi har derfor en hurtig reaktionstid på henvendelser, og medierne får et hurtigt svar på deres spørgsmål – når de har behov, og ikke når vi engang har tid.
  
  
• Vi er åbne og ærlige: Kun derved kan vi bevare vores troværdighed.
  
  
• Vi er til rådighed: Silkeborg Kommune har mange eksperter med en enestående, faglig viden, som vi gerne - også på eget initiativ - stiller til rådighed for medierne.
  
  
• Vi svarer også på kritiske sager: For at opnå en fair behandling i medierne svarer vi også på de kritiske sager, så vores side af sagen bliver repræsenteret. Vi er bevidste om, at det, der ikke kommunikeres, ikke eksisterer. Og at det, vi ikke kan forklare, ikke kan forsvares. Det er uundgåeligt, at vi begår fejl. Det indrømmer vi. Vi er en lærende organisation. Vi er bevidste om, at kritik som oftest ikke så meget opstår, fordi nogen har begået en fejl, men fordi nogen forsøger at bortforklare det - eller endnu værre: forsøger at skjule det. Vi er også bevidste om, at en fejl ikke bør udvikle sig til en krise om håndteringen af fejlen eller om mangelfuld kommunikation om sagen. Vi har derfor en vilje til at kommunikere proaktivt, dvs. en vilje til også uopfordret at fortælle om fejl, kritiske sager og problemstillinger. Kun derved kan vi opretholde vores troværdighed. Som følge heraf har vi et beredskab til at håndtere kommunikationen i krise- og kriselignende situationer. Og vi opfatter kommunikation som en lige så vigtig opgave som den operationelle indsats under en krise.
  
  

2. Hvem kan udtale sig?

Silkeborg Kommune er en offentlig virksomhed, som varetager en række vigtige velfærds- og myndighedsopgaver. Derfor skal næsten al vores virksomhed foregå i fuld åbenhed og med stor gennemsigtighed, men med respekt for tavshedspligten, herunder hensynet til at beskytte sårbare borgere (se note 2).

Alle medarbejdere og ledere i Silkeborg Kommune har et ansvar for at skabe god kommunikation, og for mange ledere og medarbejdere er det, at udtale sig til medierne, en naturlig del af deres arbejde.

I Silkeborg Kommune kan alle ledere og medarbejdere derfor som udgangspunkt udtale sig til medierne:

• Når medarbejderne udtaler sig inden for deres eget ansvarsområde/fagområde.
• Når medarbejderne står ved det, de siger.
• Når medarbejderne gør det på en måde, så det ikke strider mod tavshedspligten, fx i forhold til personsager, fortrolig leverandørinformation, ejendomssager og øvrige forretningshemmeligheder.
• Når der ikke generelt eller specifikt er udpeget en talsmand til specifikke sager eller sagsområder (fx en leder eller en afdelingschef).
• Når medarbejderne efterfølgende informerer nærmeste leder og evt. kommunikationssektionen om kontakten og om nødvendigt drøfter budskaber og får sparring eller medietræning før interviewet.

Faktiske oplysninger

Kan gives af alle medarbejdere. Det er principielt altid den, der ved mest om en sag, som bør udtale sig. I praksis er det den mest kompetente person, som er tilgængelig på det pågældende tidspunkt, som udtaler sig. Alle medarbejdere har jfr. Silkeborg Kommunes kommunikationspolitik et ansvar for at kommunikere. Det er således den enkelte medarbejder, der arbejder med en sag, som sammen med sin leder har ansvaret for, at omverdenen bliver informeret både internt og eksternt. Information er en naturlig og meget vigtig del af den almindelige sagsbehandling. Det gælder også informationen til medierne. Medarbejderne kan derfor trygt udtale sig til medierne om det faktuelle indhold i de sager, de har ansvar for, når det sker inden for rammerne ovenfor. 

Holdninger, vurderinger og kommentarer

Gives som udgangspunkt af ledere eller de fagmedarbejdere, der har fået beføjelser til at udtale sig ud over faktuelle oplysninger. Det gælder fx projektledere og medarbejdere med særlige faglig viden (eksperter).

Politiske holdninger

Gives kun af borgmesteren, udvalgsformænd og politikere.

Sager (issues), potentielle kriser og kriser

I sager, der har særlig interesse i medierne, er det ofte en fordel, at der udpeges en talsmand, så der kun er denne ene, der udtaler sig om sagen. Det kan fx være både en fagmedarbejder, en leder, en afdelingschef, en direktør, borgmesteren eller en udvalgsformand. Det aftales sag for sag og kommunikeres ud til relevante ledere og medarbejdere internt.

Nedenstående skema giver et hurtigt overblik over, hvem der må udtale sig på Silkeborg Kommunes vegne. Det er en overordnet guideline, og beslutningen om hvem, der udtaler sig, tages i den konkrete situation, på det givne tidspunkt i den givne sammenhæng med det udgangspunkt, at det principielt altid er den, der ved mest om en sag, som bør udtale sig.

Er du i tvivl om, hvorvidt du må udtale dig – eller om det er en god ide at udtale sig – så kontakt din leder eller kommunikationschefen.

Kommunikationssektionen har en række værktøjer og tjeklister til brug, når journalisten ringer. Kommunikationssektionen tilbyder desuden sparring, rådgivning og medie- og budskabstræning.

Det er ledere og medarbejderes ansvar at efterspørge de værktøjer, sparring og træning, som er nødvendigt for, at de kan varetage deres ansvar i forhold til at udtale sig til medierne.

Værktøjer og vejledninger findes på hjemmesiden under Kommunen -> Presserum samt på intranettet under Værktøjer -> Kommunikation.

Denne pressepolitik er godkendt af Direktionen 27. juni 2013 efter drøftelse i Direktion, Koncernledelse og i Hoved-MED i april-juni 2013. Pressepolitikken er opdateret 25. juni 2015 af kommunikationschefen med mindre redaktionelle justeringer.